外交史料館

令和2年4月1日

 外務省外交史料館利用等規則第33条(平成23年外務省訓令第4号)に基づき,同規則の実施に関する細則を以下のとおり定める。

平成23年4月1日
平成27年2月5日 一部改正
平成31年4月1日 一部改正
令和2年4月1日 一部改正

第1章 閲覧室での特定歴史公文書等の利用

(閲覧室の利用)

  • 第1条 閲覧室の利用を希望する者は,「利用申込書」(別記様式第1号)を外務省大臣官房総務課外交史料館(以下「館」という。)に提出するものとする。
  • 2 館は,利用申込書を提出した者に対し,その氏名を証明するに足りる運転免許証,学生証,パスポート等の書類の提示を求めることができる。
  • 3 利用申込書を提出した者の利用有効期間は,その日の属する年度末までとする。
  • 4 館は,利用申込書を提出した者に対して,利用有効期間を明記した閲覧カードを発行することができる。

(閲覧室の利用方法)

  • 第2条 閲覧室を利用する者(以下「利用者」という。)は,閲覧室において特定歴史公文書等を利用するに当たり,次の各号に定める事項を遵守しなければならない。
    • 一 入室
      • ア 閲覧に直接関係のない物品(雨傘,カバン等)を閲覧室に持ち込まないこと。
      • イ 入室の際は,受付に名前を申し出ること。
      • ウ ノートパソコンやデジタルカメラ等を使用する場合は,受付に申し出ること。
      • エ 閲覧室に携帯電話を持ち込む場合には,電源を切るか,マナーモードに設定すること。
    • 二 閲覧申込
      • ア 特定歴史公文書等の閲覧を希望する利用者は,受付に「特定歴史公文書等利用決定通知書」(利用請求時に利用方法を指定したもので,その利用方法に変更がない場合。)又は「特定歴史公文書等の利用の方法申出書」若しくは「特定歴史公文書等閲覧申込書」(別記様式第2号)を提出するものとする。
      • イ 閲覧室において利用者が同時に閲覧できる特定歴史公文書等は,原則として5冊までとする。また,同時に閲覧できるマイクロフィルムは3本まで,CD-R及びDVD-Rは1枚までとする。
    • 三 閲覧中の特定歴史公文書等の取扱い
      • ア 特定歴史公文書等は,破損や汚損しないよう,細心の注意をもって取り扱わなければならない。
      • イ ファイルの紐をゆるめてはならない。紐の状態により特定歴史公文書等の判読が困難な場合には,受付に申し出ること。
      • ウ ファイルの紐が切れた場合や,誤って特定歴史公文書等を破損や汚損した場合は,直ちに受付に申し出ること。
      • エ 閲覧の際には,鉛筆以外の筆記用具は用いてはならない。
      • オ 特定歴史公文書等への書き込みや特定歴史公文書等の上からの直接筆写は行ってはならない。
      • カ 特定歴史公文書等に付されている付箋やしおりなどは外してはならない。
      • キ 利用上の目印としてしおりを使用する場合には,閲覧室に備え付けのものを利用すること。
    • 四 継続閲覧
      • ア 同一の特定歴史公文書等を複数日にわたり継続して閲覧することを希望する場合は,「特定歴史公文書等継続閲覧申込書」(別記様式第3号)に必要事項を記入し,継続閲覧を希望する特定歴史公文書等とともに受付に申し出ること。
      • イ 継続閲覧できる期間は申込日より概ね2週間とする。
    • 五 返却
      • ア 閲覧した特定歴史公文書等を返却する際は,使用したしおりを外して受付へ返却すること。
      • イ 特定歴史公文書等を返却する際には,必ず係員の確認を受けること。
      • ウ いかなる理由であれ,特定歴史公文書等を閲覧室外に持ち出してはならない。
    • 六 その他
      • ア 閲覧室において飲食や喫煙をしてはならない(館内は全面禁煙)。
      • イ 退室する場合には,前項の規定に従い,利用した特定歴史公文書等の返却の手続きを行った後に,受付に退出の旨を伝えること。

(簡便な方法による利用)

  • 第3条 館は,利用促進を図るため,外務省外交史料館利用等規則(平成23年外務省訓令第4号。以下「利用等規則」という。)第22条第1項の規定に基づき,目録において利用制限の区分が非公開又は要審査とされているものを除く特定歴史公文書等(以下この章,及び第13条から第15条までにおいて同じ),及び電磁的記録又はマイクロフィルム等の代替媒体により利用可能な特定歴史公文書等については,利用等規則第10条の規定に基づく利用請求の手続によらずに,これを利用に供することができる。
  • 2 前項の方法による利用を希望する者は,閲覧申込書を閲覧室受付に提出するものとする。
  • 3 館は,閲覧申込書による利用申込がなされたときは,原則として当日中にその特定歴史公文書等を利用に供するものとする。

(簡便な方法による利用に基づく複写)

  • 第4条 簡便な方法による利用が可能な特定歴史公文書等の複写を希望する者は,「特定歴史公文書等複写申込書」(別記様式第4号)に必要事項を記入の上,複写箇所を指定した特定歴史公文書等とあわせて閲覧室受付に提出するものとする。
  • 2 前項の複写申込書は,館に郵送する方法又は情報通信技術により館に送信する方法で提出することもできるものとする。
  • 3 第1項及び前項の規定に基づく特定歴史公文書等の複写については,別表に定める方法によるものとする。
  • 4 第1項及び第2項の規定に基づく特定歴史公文書等の複写は,外交史料館長が指定する者が行うものとする。ただし,次の各号に掲げる場合は,この限りでない。
    • 一 マイクロフィルム化又は電子化された特定歴史公文書等の複写を希望する者が,そのマイクロフィルム又は電磁的記録から,自ら閲覧室常置の複写機器により複写する場合。
    • 二 複製物(利用等規則第7条及び公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号)第16条第3項の規定に基づく利用のために作成されたものを含む。)による利用が可能な特定歴史公文書等の複写を希望する者が,その複製物から,自ら閲覧室常置の複写機器により複写する場合。
  • 5 第1項及び第2項の規定に基づく特定歴史公文書等の複写に要する費用は,複写を希望する者が負担するものとする。

(デジタルカメラ等を用いた撮影)

  • 第5条 利用者は,持参したデジタルカメラ又はフィルムカメラにより,特定歴史公文書等を自ら撮影することができる。この場合,利用者は,受付係員の指示に従うとともに,他の利用者の利用の妨げにならないよう注意しなければならない。

第2章 利用制限情報

(利用制限事由等の明記)

  • 第6条 館は,利用等規則第11条第1項各号の規定により,一文書全体について利用が制限されている文書を,当該文書が編綴されているファイル等から抜き出して特別に管理する。
  • 2 前項の場合,館は,当該文書が編綴されていた箇所に利用が制限されている文書が編綴されていたことを示す用紙を挿入するとともに,ファイル等の冒頭に当該文書の審査日等を記した用紙を挿入する。

(簡便な方法による利用の場合の利用制限情報の見直しの申出)

  • 第7条 第3条により利用に供された特定歴史公文書等で,利用等規則第11条第1項各号の規定により,その全部又は一部について利用が制限されている特定歴史公文書等に対し,当該利用制限事由の見直しを求める者は,その旨館を通じて外務大臣に申し出ることができる。
  • 2 前項の申出は,「利用制限情報の見直し申出書」(別記様式第5号)により,文書単位で行うものとする。提出の方法は利用等規則第10条第3項の規定を準用する。
  • 3 外務大臣は,前項の申出がなされた場合,別に定める審査基準に照らして,速やかに見直しを実施する。
  • 4 外務大臣は,前項見直しの結果を,館を通じて,「利用制限の見直し結果通知書」(別記様式第6号)により申出者に通知するものとする。通知の方法は,利用等規則第16条第3項の規定を準用する。
  • 5 館は,第4項の見直しの結果,利用制限を見直した特定歴史公文書等を閲覧室で利用に供するほか,申出者の希望により,その写しを提供することができるものとする。

(館による再審査)

  • 第8条 館は,利用等規則第11条第1項各号の規定により,その全部又は一部について利用が制限されている特定歴史公文書等について,利用制限情報の見直しが適当であると認められる場合,別に定める審査基準に照らして,当該特定歴史公文書等の再審査を行うことができる。
  • 2 館は,再審査の結果,利用制限を見直した特定歴史公文書等を閲覧室で利用に供するものとする。

第3章 利用者責任

(利用者の責任)

  • 第9条 特定歴史公文書等を利用する者は,特定歴史公文書等に含まれる情報を利用することにより著作権,プライバシー等第三者の権利利益を侵害したときは,その一切の責任を負うものとする。

(利用者の賠償責任)

  • 第10条 利用者は,その責に帰すべき事由により,施設,物品若しくは特定歴史公文書等を亡失,破損又は汚損したときは,その損害の賠償をしなければならない。

第4章 利用等規則補足事項

(寄贈・寄託文書の受け入れ)

  • 第11条 館は,利用等規則第4条第1項の規定により,法人その他の団体(国及び独立行政法人等を除く。)又は個人から特定の文書の寄贈又は寄託する旨の申出があった場合,当該文書を借り受けて,特定歴史公文書等として受け入れるかを審査し,判断を行う。
  • 2 館は,前項の審査の結果受け入れた特定歴史公文書等について,寄贈者又は寄託者の希望に応じて定めた利用の制限を行う範囲及びこれが適用される期間等を記した寄贈・寄託確認書を寄贈者又は寄託者に交付する。

(郵送料等の事務手続き)

  • 第12条 利用等規則第16条第3項第1号の規定により,利用決定通知書を郵送で受け取ることを希望する者は,利用請求書を提出する際に,返信用切手を添付しなければならない。
  • 2 館は,前項の要件が満たされていない利用請求書については,相当の期間を定めて,返信用切手の送付を求めるものとする。
  • 3 館は,前項の規定にもかかわらず返信用切手が送付されない場合,当該利用請求者に対して交付方法の変更を求めることができる。

(特定歴史公文書等の貸出し)

  • 第13条 利用等規則第24条の規定により,特定歴史公文書等の貸出しを希望する者は,原則として貸出しの一ヶ月前までに「特定歴史公文書等貸出利用申込書」(別記様式第7号)を,次項各号(第一号を除く。)に掲げる事項を証明する書類とともに館に提出しなければならない。
  • 2 館は,前項の利用申込があったときは,次の各号に掲げる要件を満たすかにつき審査を行う。
    • 一 当該特定歴史公文書等が史料保存の観点からみて,貸出に耐えうる状態であること。
    • 二 外務省(在外公館を含む。)が主催,後援又は共催する行事,又はその他の行政機関,地方公共団体,学術関係機関その他の館が適当と認める団体による行事であること。
    • 三 行事の内容が特定の者への利益を図るおそれのないものであること。
    • 四 防火・防犯のための設備又は体制,温湿度管理,輸送に当たっての安全確保等,適切な利用のために館が指示する要件を満たすこと。
    • 五 重要文化財については,必要に応じ,文化財保護法第53条第1項の規定に基づく許可を得ること。
    • 六 輸送に係る費用及び保険に関する費用はすべて主催する者の側で負担すること。
    • 七 概ね一ヶ月以内の貸出期間であること。なお,同一の特定歴史公文書等(複製物を除く。)の貸出期間は,原則として同一年度において通算して二ヶ月を超えないものとする。
  • 3 館は,前項の審査の結果,当該特定歴史公文書等を貸出すことが適当であると認めるときは,貸出利用申込書を提出した者に対して貸出を認める旨を書面等により通知する。
  • 4 特定歴史公文書等の貸出しを受ける者は,その引き渡しを受ける際に,借用書を館に提出しなければならない。
  • 5 館は,貸出後に貸出利用申込書の記載事項に反する事実が判明した場合は,直ちにその是正のための措置を求めることができる。求めにもかかわらず状況が改善されない場合,館は貸出期間中であっても当該特定歴史公文書等の返却を求めることができる。
  • 6 特定歴史公文書等の貸出しを受けた者は,貸出期間が終了し,当該特定歴史公文書等を館に返却する際には,館より特定歴史公文書等に破損や汚損等が生じていないかの検査を受けなければならない。
  • 7 館は,前項の検査により,貸出した特定歴史公文書等に破損や汚損が生じていないことを確認した後に,貸出しを受けた者に借用書を返却するものとする。
  • 8 館は,貸出希望のあった特定歴史公文書等について,その複製物を保有している場合には,原則として当該複製物を貸出すものとする。その場合の手続き等は,前項までの規定を準用する。

(原本の特別利用)

  • 第14条 利用等規則第25条の規定により,特定歴史公文書等の原本の特別利用を希望する者は,原則として利用を希望する日の一週間前までに「特定歴史公文書等原本特別利用申込書」(別記様式第8号)を館に提出するものとする。
  • 2 館は,前項の利用申込を受け,次の各号に掲げる要件を満たすと認めるときは,利用申込者に対して原本の特別利用を認める旨を書面等により通知する。
    • 一 当該特定歴史公文書等が史料保存の観点からみて,利用に耐えうる状態にあること。
    • 二 当該特定歴史公文書等を特別に利用させるのに十分な理由があること。
  • 3 原本を特別利用する者は,次の各号を遵守しなければならない。
    • 一 館の指定した日時及び場所で利用を行うこと。
    • 二 利用は係員の立ち会いのもとに行い,必ずその指示に従うこと。
  • 4 原本を特別利用するに当たっては,第5条に定めるデジタルカメラ等の利用に関する規定は適用しない。

(特定歴史公文書等の特別撮影)

  • 第15条 利用等規則第17条第1項及び前条に掲げる利用方法では利用目的を果たすことができない者は,原則として利用を希望する日の一週間前までに「特定歴史公文書等特別撮影申込書」(別記様式第9号)を館に提出して,特定歴史公文書等の特別撮影を申し込むことができる。
  • 2 館は,前項の撮影申込を受け,次の各号に掲げる要件を満たすと認めるときは,撮影申込者に対して特別撮影を認める旨を書面等により通知する。
    • 一 当該特定歴史公文書等が史料保存の観点からみて,撮影に耐えうる状態にあること。
    • 二 当該特定歴史公文書等を特別に撮影させるのに十分な理由があること。
  • 3 特定歴史公文書等を特別撮影する者は,次の各号を遵守しなければならない。
    • 一 館の指定した日時及び場所で,定められた時間内に撮影を行うこと。
    • 二 撮影は,係員の立ち会いのもとに行い,必ずその指示に従うこと。

(外務省職員の利用)

  • 第16条 館は,利用等規則第27条第2項の規定により,外務省職員が特定歴史公文書等の外務省本庁舎での閲覧を希望した場合,30日以内を限度として,その閲覧を認めることができる。その場合,当該職員は,次の各号を遵守しなければならない。
    • 一 特定歴史公文書等に破損や汚損が生じないよう取扱いには細心の注意を払い,また利用制限に係る情報が第三者の目に触れないよう十分留意すること。
    • 二 館から返却要求があったとき,利用が終了したとき又は貸出しを受けた者に退職,配置換え等の事情が生じたときは,直ちに返却すること。
    • 三 貸出しを受けた特定歴史公文書等の庁舎外への持ち出し及び転貸を行わないこと。
    • 四 特定歴史公文書等の改ざん,綴り替え,文書抜き取り,書込み等は行わないこと。
    • 五 確実に施錠することができる保管庫(キャビネット類)に保管すること。
    • 六 貸出しを受けた特定歴史公文書等の写しの作成は,特定歴史公文書等に直接触れないデジタルカメラ等の機器を用いて,ファイルの紐を緩めずに行うこと。
  • 2 貸出しを受けた特定歴史公文書等を破損や汚損した者は直ちに館に申し出るとともに,館より必要な指示を受けなければならない。

(特定歴史公文書等の廃棄)

  • 第17条 館は,特定歴史公文書等が褪色等の史料劣化や災害等による損傷により,判読及び修復が完全に不可能であると判断した場合に限り,当該特定歴史公文書等の劣化が極限まで進展したと認め,利用等規則第29条の規定に基づき,その廃棄を内閣総理大臣に協議するものとする。
  • 2 館は,前項の判断を行うに当たって,外部の有識者の意見を聴取することができる。

第5章 別館の利用

(別館の利用)

  • 第18条 別館展示室及び図書室の利用を希望する者は,別館受付に申し出るものとする。
  • 2 20名以上の団体で展示室における観覧を希望する場合は,あらかじめ「別館団体利用申込書」(別記様式第10号)を館に提出するものとする。
  • 3 図書室配架の書籍・文献の閲覧は,同図書室内で行うものとする。

第6章 入館の制限

(入館の制限)

  • 第19条 館は,他の利用者に迷惑を及ぼした者又はそのおそれのある者並びに特定歴史公文書等を亡失,破損若しくは汚損した者又はそのおそれのある者に対して,退館を命じ,又は入館を拒否することができる。
  • 2 館は,利用等規則ないし本細則に違反し,又は館の指示に従わない者に対して,特定歴史公文書等の利用を停止することができる。

附則

  • 1 本細則は,令和2年4月1日から施行する。


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