届出・証明

3 申請方法・必要書類

令和3年4月23日

 新型コロナウィルス感染拡大防止のため、郵送での申請をお願いしております。窓口の運用についてはこちらをご参照ください。

(注)外務本省(東京)は窓口での申請を一時停止しております。

 窓口申請、郵便申請いずれも手数料は無料です。

 (注)証明書はできるだけ早くお受け取りください。お引き取りのない文書は3年間の保存期間が経過した後廃棄されますので、ご承知おきください。

窓口での申請

  • 外務本省(東京)は窓口での申請を一時停止しております。なお、大阪分室では緊急事態宣言発出後も窓口での申請を継続予定ですが、特段の事情がない限り、郵便での申請にご理解、ご協力をお願いします。

申請に必要なもの

  • 証明が必要な公文書(発行日より3か月以内の原本)
  • 申請書(公印確認またはアポスティーユ)
    • 窓口に備え付けの申請書もご使用できます。
  • 身分証明書(注1)
    • 運転免許証、住基カード、パスポート、在留カードのいずれか一つ。
  • 委任状(代理人の方による申請のみ)(注2)
  • レターパックなど返送用封筒(返送先要記入)(注3)

 外務省構内では封筒・切手類の販売は行っておりません。あらかじめご準備下さい。

郵送での申請

(注)令和元年10月1日より、郵便料金が改定されています。

同封いただくもの

  • 証明が必要な公文書(発行日より3か月以内の原本)
  • 申請書(公印確認またはアポスティーユ)
  • 委任状(代理人の方による申請のみ)(注2)
  • 返送先を記入した封筒(切手貼付)、レターパックなど(注3)
(注)
申請書類に不備がなく、追加的な確認を要さない場合、受領後、3日程度で返送いたします(土日祝を除く)。
書類に不備があった場合には当方よりご連絡しますので、申請書には必ず日中連絡が可能な電話番号を明記して下さい。
条件を満たさない書類は、申請人により同封された返信用封筒を使用の上、受理できない理由を付して返送することがあります。
海外からの郵送による申請は受け付けておりません。
また送付先も日本国内に限ります。駐日大使館・(総)領事館、海外には送付できません。
申請者ご本人の住所への郵送交付をもって本人確認とさせて頂きますので、申請者と異なる方及び差出人住所と異なる住所には郵送できません。
郵送で申請した書類を窓口で受領することはできません。

(外務本省(東京)及び大阪分室の双方で郵送申請を受け付けていますので、ご都合の良い方に送付して下さい。)


注1 身分証明書
運転免許証、住基カード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれかをお持ち下さい。これらの証明書をお持ちでない方は保険証をお持ち下さい。郵便申請の場合は不要です。
注2 委任状
下記以外の代理申請の場合は当事者(=証明を必要としている方)が署名した委任状をご用意下さい。
【委任状を省略できる例】
(a)当事者(=証明を必要としている方)が未成年で親権者が申請する場合
  • 窓口申請 証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書(戸籍謄本等)の写しをお持ちください。
  • 郵便申請 証明が必要な公文書に当事者の親権者であることが記載されていない場合には、親子関係が確認できる公文書(戸籍謄本等)の写しを同封してください。
(b)旅行代理店、弁護士、行政書士及び司法書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている方が申請する場合
  • 窓口申請 旅行代理店社員、弁護士などであることが分かる顔写真付身分証明書をお持ち下さい。
  • 郵便申請 申請書に旅行代理店、弁護士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。旅行代理店社員、弁護士等などであることが分かる顔写真付身分証明書の写し(外務員証、弁護士証、行政書士証、弁理士証等)を同封して下さい。
(c)会社、組合などからの申請で、公文書(登記簿謄本など)に記載されている会社、組合などに所属する社員の方が申請する場合
  • 窓口申請 社員の方の顔写真付身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものをお持ち下さい。
  • 郵便申請 申請書に会社、組合などの名称及び社員の方の氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。社員の方の顔写真付き身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものの写しを同封して下さい。
  • (注)社員の方の海外赴任の際の査証申請など社員の方の戸籍謄(抄)本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要になります。
注3 返送用封筒
証明を取得する文書が入る大きさの封筒をご準備いただき、ご住所、宛名をご記入下さい。返送は任意の郵便方法を選んでいただくことになりますが、レターパック別ウィンドウで開く(プラス、ライト)、書留、簡易書留などは追跡が可能です。切手(郵送料)は郵送方法、封筒の大きさ及び書類の重さにより料金が異なりますので、詳しくは最寄りの郵便局にお問い合わせ頂くか日本郵便のホームページ別ウィンドウで開くを参照して下さい。また、令和元年10月1日より、郵便料金が改定されています。返信用封筒の金額不足にご注意ください。
なお、郵送途中の紛失などに関しては、当方は一切の責任を負いかねますのでご了承下さい。
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