届出・証明

申請手続きガイド

3 申請方法・必要書類

平成30年3月27日

英語版 (English)

窓口申請、郵便申請いずれも手数料は無料です。

申請及び受け取り方法は以下の3つです。

  • (1)窓口で申請して、後日、窓口で受け取る(申請日の翌日(土日祝を除く)午前9時から受け取れます)。
  • (2)窓口で申請して、後日、郵便で受け取る(申請日の約2~3日後(土日祝を除く)に受け取れます)。
  • (3)郵便で申請して、後日、郵便で受け取る(申請(発送)から受領までは約10日~2週間です)。

(注)証明書はできるだけ早くお受け取りください。お引き取りのない文書は3年間の保存期間が経過した後廃棄されますので、ご承知おきください。

窓口での申請

申請に必要なもの

  • 証明が必要な公文書(発行日より3か月以内の原本)
  • 申請書(公印確認またはアポスティーユ)
    • 窓口に備え付けの申請書もご使用できます。
  • 身分証明書(注1)
    • 運転免許証、住基カード、パスポート、在留カードのいずれか一つ。
  • 委任状(代理人の方による申請のみ)(注2)
  • 返送先を記入した封筒(切手貼付)、レターパックなど(郵送での受領希望のみ)(注3)
(注)
証明を取得した公文書の受領は申請日の翌日(土日祝を除く)午前9時からです。申請日当日には受領できませんのでご注意下さい。
外務省構内では封筒・切手類の販売は行っておりません。あらかじめご準備下さい。

郵送での申請

同封いただくもの

  • 証明が必要な公文書(発行日より3か月以内の原本)
  • 申請書(公印確認またはアポスティーユ)
  • 委任状(代理人の方による申請のみ)(注2)
  • 返送先を記入した封筒(切手貼付)、レターパックなど(注3)
(注)
証明を取得した公文書の受領までの所要日数は約10日から2週間です。
海外からの郵送による申請は受け付けておりません。
送付先は日本国内に限ります。駐日大使館・(総)領事館、海外には送付できません。
申請者ご本人の住所への郵送返却をもって身分確認とさせて頂きますので、申請者と異なる方への郵送はできません。
郵送で申請した書類を窓口で受領することはできません。
書類に不備があった場合に当方よりご連絡しますので、申請書には必ず日中連絡が可能な電話番号を明記して下さい。

(外務本省(東京)及び大阪分室の双方で郵送申請を受け付けていますので、ご都合の良い方に送付して下さい。)


注1 身分証明書
運転免許証、住基カード、パスポート、在留カードなど公的機関が発行する顔写真付きの身分証明書のいずれかをお持ち下さい。これらの証明書をお持ちでない方は保険証をお持ち下さい。
注2 委任状
下記以外の代理申請の場合は当事者(=証明を必要としている方)が署名した委任状をご用意下さい。
【委任状を省略できる例】
(a)当事者(=証明を必要としている方)が未成年で親権者が申請する場合
(b)旅行代理店、弁護士、行政書士及び司法書士など依頼人に代わり諸手続きを行うことが認められている方が申請する場合
  • 窓口申請-旅行代理店社員、弁護士などであることが分かる顔写真付身分証明書をお持ち下さい。
  • 郵便申請-申請書に旅行代理店、弁護士事務所などの名称及び氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。
(c)会社、組合などからの申請で、公文書(登記簿謄本など)に記載されている会社、組合などに所属する社員の方が申請する場合
  • 窓口申請-社員の方の顔写真付身分証明書及びお名刺、社員証など社員であることを証明できるものをお持ち下さい。
  • 郵便申請-申請書に会社、組合などの名称及び社員の方の氏名を記入し、返送用封筒の宛名は勤務先として下さい。
  • (注)社員の方の海外赴任の際の査証申請など社員の方の戸籍謄(抄)本、卒業証明書などの証明を代理申請する場合は、当事者からの委任状が必要になります。
注3 返送用封筒
証明を取得する文書が入る大きさの封筒をご準備いただき、ご住所、宛名をご記入下さい。返送は任意の郵便方法を選んでいただくことになりますが、レターパック別ウィンドウで開く(プラス、ライト)、書留、簡易書留などは追跡が可能です。切手(郵送料)は郵送方法、封筒の大きさ及び書類の重さにより料金が異なりますので、詳しくは最寄りの郵便局にお問い合わせ頂くか日本郵便のホームページ別ウィンドウで開くを参照して下さい。
なお、郵送途中の紛失などに関しては、当方は一切の責任を負いかねますのでご了承下さい。

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