Deuxième Protocole additionnel au Règlement général de l’Union postale universelle

Deuxième Protocole additionnel au Règlement général de l’Union postale universelle

Les Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres de l’Union postale universelle réunis en Congrès extraordinaire à Addis-Abeba, vu l’article 22.2 de la Constitution de l’Union postale universelle conclue à Vienne le 10 juillet 1964, ont, d’un commun accord et sous réserve de l’article 25.4 de ladite Constitution, adopté les modifications ci-après au Règlement général.

Article I
(Art. 103 modifié)
Attributions du Congrès

1. Sur la base des propositions des Pays-membres, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, le Congrès:

1.1 détermine les politiques générales pour la réalisation de la mission et du but de l’Union énoncés dans le préambule de la Constitution et à son article premier;

1.2 examine et adopte, le cas échéant, les propositions de modification à la Constitution, au Règlement général, à la Convention et aux Arrangements formulées par les Pays-membres et les Conseils, conformément aux articles 29 de la Constitution et 138 du Règlement général;

1.3 fixe la date d’entrée en vigueur des Actes;

1.4 adopte son Règlement intérieur et les amendements y relatifs;

1.5 examine des rapports complets sur les travaux présentés respectivement par le Conseil d’administration, le Conseil d’exploitation postale et le Comité consultatif couvrant la période écoulée depuis le Congrès précédent, conformément aux dispositions des articles 111, 117 et 125 du Règlement général;

1.6 adopte la stratégie de l’Union;

1.6bis approuve le projet de plan d’activités quadriennal de l’UPU;

1.7 fixe le montant maximal des dépenses de l’Union, conformément à l’article 21 de la Constitution;

1.8 élit les Pays-membres siégeant au Conseil d’administration et au Conseil d’exploitation postale, conformément, entre autres, aux procédures électorales établies dans les résolutions du Congrès relatives à ce sujet;

1.9 élit le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international;

1.10 fixe par résolution le plafond des frais à supporter par l’Union pour la production des documents en allemand, en chinois, en portugais et en russe.

2. Le Congrès, en tant qu’organe suprême de l’Union, traite d’autres questions concernant notamment les services postaux.

Article II
(Art. 104 modifié)
Règlement intérieur du Congrès

1. Pour l’organisation de ses travaux et la conduite de ses délibérations, le Congrès applique son Règlement intérieur.

2. Chaque Congrès peut modifier son Règlement intérieur dans les conditions qui y sont fixées.

3. Les dispositions sous 1 et 2 sont également applicables par analogie aux Congrès extraordinaires.

Article III
(Art. 105 modifié)
Observateurs aux organes de l’Union

1. Les entités ci-après sont invitées à participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Congrès, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, en qualité d’observateurs:

1.1 Organisation des Nations Unies.
1.2 Unions restreintes.
1.3 Membres du Comité consultatif.
1.4 Entités autorisées à assister aux réunions de l’Union en qualité d’observateurs en vertu d’une résolution ou d’une décision du Congrès.

2. Les entités ci-après, si dûment désignées par le Conseil d’administration conformément à l’arti-
cle 107.1.12, sont invitées à participer à des réunions spécifiques du Congrès en qualité d’observateurs ad hoc:
2.1 Institutions spécialisées du système des Nations Unies et autres organisations intergouvernementales.
2.2 Tout organisme international, toute association ou entreprise, ou toute personne qualifiée.

3. En plus des observateurs définis sous 1, le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale peuvent désigner d’autres observateurs ad hoc pour assister à leurs réunions, conformément à leur Règlement intérieur, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union et de ses organes.

Article IV
(Art. 106 modifié)
Composition et fonctionnement du Conseil d’administration

1. Le Conseil d’administration se compose de 41 membres, qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. La présidence est dévolue de droit au Pays-membre hôte du Congrès. Si ce Pays-membre se désiste, il devient membre de droit et, de ce fait, le groupe géographique auquel il appartient dispose d’un siège supplémentaire auquel les restrictions prévues sous 3 ne sont pas applicables. Dans ce cas, le Conseil d’administration élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le Pays-membre hôte.

3. Les 40 autres membres du Conseil d’administration sont élus par le Congrès sur la base d’une répartition géographique équitable. La moitié au moins des membres est renouvelée à l’occasion de chaque Congrès; aucun Pays-membre ne peut être choisi successivement par trois Congrès.

4. Chaque membre du Conseil d’administration désigne son ou ses représentants. Les membres du Conseil d’administration participent activement à ses activités.

5. Les fonctions des membres du Conseil d’administration sont gratuites. Les frais de fonctionnement de ce Conseil sont à charge de l’Union.

6. Le Conseil d’administration définit, formalise et/ou met en place les groupes permanents et équipes spéciales ou autres organes devant être établis au sein de sa structure en tenant dûment compte de la stratégie et du plan d’activités de l’Union adoptés par le Congrès.

Article V
(Art. 107 modifié)
Attributions du Conseil d’administration

1. Le Conseil d’administration a les attributions suivantes:

1.1 superviser toutes les activités de l’Union dans l’intervalle des Congrès, en tenant compte des décisions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;

1.2 favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;

1.3 examiner le projet de plan d’activités quadriennal de l’UPU, approuvé par le Congrès, et le finaliser en faisant concorder les activités présentées dans ledit plan avec les ressources disponibles. Le plan devrait également, le cas échéant, coïncider avec les résultats de tout processus de hiérarchisation suivi par le Congrès. Le plan d'activités quadriennal de l’UPU, finalisé et approuvé par le Conseil d’administration, sert ensuite de base au Programme et budget annuel ainsi qu’aux plans d’exploitation annuels devant être établis et mis en œuvre par le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale;

1.4 examiner et approuver le Programme et budget annuel et les comptes de l’Union, tout en tenant compte de la version finale du plan d’activités de l’UPU, tel que décrit sous 107.1.3;

1.5 autoriser, si les circonstances l’exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l’article 145.3 à 5;

1.6 autoriser, s’il est demandé, le choix d’une classe de contribution inférieure, conformément aux conditions prévues à l’article 150.6;

1.7 autoriser le changement de groupe géographique, si un Pays-membre le demande, en tenant compte des avis exprimés par les Pays-membres des groupes géographiques concernés;

1.8 créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international financés par le budget ordinaire en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;

1.9 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres pour remplir ses fonctions;

1.10 après consultation du Conseil d’exploitation postale, décider des relations à établir avec les organisations qui ne sont pas des observateurs au sens de l’article 105.1 et 2.1;

1.11 examiner les rapports du Bureau international sur les relations de l’Union avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu’il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner;

1.12 désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d’exploitation postale et du Secrétaire général, les institutions spécialisées des Nations Unies, les organisations internationales, les associations, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées en qualité d’observateurs ad hoc à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur général du Bureau international d’envoyer les invitations nécessaires;

1.13 désigner le Pays-membre siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l’article 101.3;

1.14 déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d’exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;

1.15 désigner, après consultation du Conseil d’exploitation postale et sous réserve de l’approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:

1.15.1 d’assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et vice-présidences des Commissions, en tenant compte autant que possible de la répartition géographique équitable des Pays-membres;

1.15.2 de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;

1.16 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;

1.17 examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

1.18 étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d’exploitation postale ou des Pays-membres, les problèmes d’ordre administratif, législatif et juridique intéressant l’Union ou le service postal international; il appartient au Conseil d’administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s’il est opportun ou non d’entreprendre les études demandées par les Pays-membres dans l’intervalle des Congrès;

1.19 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 140;

1.20 soumettre des sujets d’étude à l’examen du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’arti-
cle 113.1.6;

1.21 examiner et approuver, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, le projet de stratégie à présenter au Congrès;

1.22 réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès;

1.23 assurer le contrôle de l’activité du Bureau international;

1.24 approuver les rapports annuels établis par le Bureau international sur les activités de l’Union et sur la gestion financière et présenter, s’il y a lieu, des commentaires à leur sujet;

1.25 arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d’exploitation postale doit tenir compte lorsqu’il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), suivre de près l’étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assurer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d’exploitation postale portant sur les mêmes sujets;

1.26 approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d’exploitation postale concernant l’adoption, si nécessaire, d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

1.27 examiner le rapport annuel établi par le Conseil d’exploitation postale et, le cas échéant, les propositions soumises par ce dernier;

1.28 approuver le rapport quadriennal, établi par le Bureau international en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stratégie de l’Union approuvée par le Congrès précédent, pour soumission au Congrès suivant;

1.29 établir le cadre pour l’organisation du Comité consultatif et approuver l’organisation du Comité consultatif, conformément aux dispositions de l’article 122;

1.30 établir des critères d’adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d’adhésion selon ces critères, en s’assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accélérée, entre les réunions du Conseil d’administration;

1.31 arrêter le Règlement financier de l’Union;

1.32 arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;

1.33 arrêter les règles régissant le Fonds spécial;

1.34 arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;

1.35 arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;

1.36 arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;

1.37 arrêter le Règlement du Fonds social;

1.38 superviser, au sens de l’article 152, la création des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et leurs activités;

1.39 adopter son Règlement intérieur et les modifications y relatives.

Article VI
(Art. 108 modifié)
Organisation des sessions du Conseil d'administration

1.	À sa réunion constitutive, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’admi¬nistration élit, parmi ses membres, quatre Vice-Présidents et arrête son Règlement intérieur. Le Président et les Vice-Présidents sont des Pays-membres de chacun des cinq groupes géographiques

2. Le Conseil d’administration se réunit deux fois par an, ou plus à titre exceptionnel, au siège de l’Union, conformément aux procédures en la matière établies dans son Règlement intérieur.

3. Le Président, les Vice-Présidents et les Présidents, les Coprésidents et les Vice-Présidents des Com¬missions du Conseil d’administration forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’administration. Il approuve, au nom du Conseil d’administration, le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l’Union et il assume toute autre tâche que le Conseil d’ad¬ministration décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification

4. Le Président du Conseil d’exploitation postale représente celui-ci aux séances du Conseil d’administration lorsque l’ordre du jour comprend des questions relatives au Conseil d’exploitation postale.

5. Le Président du Comité consultatif représente cette organisation aux réunions du Conseil d’administration lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

Article VII
(Art. 109 modifié)
Observateurs

1. Observateurs
1.1 Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’exploitation postale peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’administration en qualité d’observateurs.

1.2 Les Pays-membres de l’Union qui ne sont pas membres du Conseil ainsi que les observateurs et observateurs ad hoc mentionnés à l’article 105 peuvent participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration, sans droit de vote.

2. Principes
2.1 Pour des raisons logistiques, le Conseil d’administration peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

2.2 Les observateurs et observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes permanents et des équipes spéciales lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et observateurs ad hoc s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

2.3 Dans des circonstances exceptionnelles, les membres du Comité consultatif et observateurs ad hoc peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article VIII
(Art. 110 modifié)
Remboursement des frais de voyage

1. Les frais de voyage du représentant de chacun des membres du Conseil d’administration participant aux sessions de cet organe sont à la charge de son Pays-membre. Toutefois, un représentant de chacun des Pays-membres classés parmi les pays en développement ou les pays les moins avancés conformément aux listes établies respectivement par le Conseil d’administration et par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions ayant lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet d’avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet d’avion aller et retour en classe économique. Le même droit est accordé au représentant de chaque membre de ses Commissions ou de ses autres organes lorsque ceux-ci se réunissent en dehors du Congrès et des sessions du Conseil.

Article IX
(Art. 112 modifié)
Composition et fonctionnement du Conseil d’exploitation postale

1. Le Conseil d’exploitation postale se compose de 48 membres, qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. Les membres du Conseil d’exploitation postale sont élus par le Congrès, en fonction d’une répartition géographique spécifiée. Le tiers au moins des membres de chaque groupe géographique est renouvelé à l’occasion de chaque Congrès.

3. Chaque membre du Conseil d’exploitation postale désigne son ou ses représentants. Les membres du Conseil d’exploitation postale participent activement à ses activités.

4. Les frais de fonctionnement du Conseil d’exploitation postale sont à la charge de l’Union. Ses membres ne reçoivent aucune rémunération.

5. Le Conseil d’exploitation postale définit, formalise et/ou met en place les groupes permanents, équipes spéciales, groupes subsidiaires financés par les utilisateurs ou autres organes devant être établis au sein de sa structure en tenant dûment compte de la stratégie et du plan d’activités de l’Union adoptés par le Congrès.

Article X
(Art. 113 modifié)
Attributions du Conseil d'exploitation postale

1. Le Conseil d’exploitation postale a les attributions suivantes:
1.1 coordonner les mesures pratiques pour le développement et l’amélioration des services postaux internationaux;

1.2 entreprendre, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration dans le cadre des compétences de ce dernier, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

1.3 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres et leurs opérateurs désignés pour remplir ses fonctions;

1.4 prendre les mesures nécessaires en vue d’étudier et de diffuser les expériences et les progrès faits par certains Pays-membres et leurs opérateurs désignés dans les domaines de la technique, de l’exploitation, de l’économie et de la formation professionnelle intéressant d’autres Pays-membres et leurs opérateurs désignés;

1.5 prendre, après entente avec le Conseil d’administration, les mesures appropriées dans le domaine de la coopération technique avec tous les Pays-membres de l’Union et leurs opérateurs désignés et, en particulier avec les pays nouveaux et en développement et leurs opérateurs désignés;

1.6 examiner toutes autres questions qui lui sont soumises par un membre du Conseil d’exploitation postale, par le Conseil d’administration ou par tout Pays-membre ou opérateur désigné;

1.7 réceptionner et discuter les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif, et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, examiner et faire des observations au sujet des recommandations du Comité consultatif pour soumission au Congrès;

1.8 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;

1.9 conduire l’étude des problèmes d’exploitation, commerciaux, techniques, économiques et de coopération technique les plus importants qui présentent de l’intérêt pour tous les Pays-membres de l’Union ou leurs opérateurs désignés, notamment des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier, quotes-parts des colis postaux et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), élaborer des informations et des avis à leur sujet et recommander des mesures à prendre à leur égard;

1.10 apporter au Conseil d’administration les éléments nécessaires à l’élaboration du projet de stratégie de l’Union et du projet de plan d’activités quadriennal de l’UPU à soumettre au Congrès;

1.11 procéder à l’étude des problèmes d’enseignement et de formation professionnelle intéressant les Pays-membres et leurs opérateurs désignés ainsi que les pays nouveaux et en développement;

1.12 étudier la situation actuelle et les besoins des pays nouveaux et en développement et élaborer des recommandations convenables sur les voies et les moyens d’améliorer leurs services postaux;

1.13 procéder à la révision des Règlements de l’Union dans les six mois qui suivent la clôture du Congrès, à moins que celui-ci n’en décide autrement; le Conseil d’exploitation postale peut également modifier lesdits Règlements à d’autres sessions; dans les deux cas, le Conseil d’exploitation postale reste subordonné aux directives du Conseil d’administration en ce qui concerne les politiques et les principes fondamentaux;

1.14 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 140 l’approbation du Conseil d’administration est requise lorsque ces propositions portent sur des questions relevant de la compétence de ce dernier;

1.15 examiner, à la demande d’un Pays-membre, toute proposition que ce Pays-membre transmet au Bureau international selon l’article 139, en préparer les commentaires et charger le Bureau de les annexer à ladite proposition avant de la soumettre à l’approbation des Pays-membres;

1.16 recommander, si nécessaire, et éventuellement après approbation par le Conseil d’administration et consultation de l’ensemble des Pays-membres, l’adoption d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

1.17 élaborer et présenter, sous forme de recommandations aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés (ou en tant que dispositions contraignantes si les Actes de l’Union le prévoient ainsi), des normes en matière technique, d’exploitation et dans d’autres domaines de sa compétence où une pratique uniforme est indispensable; de même, il procède, en cas de besoin, à des modifications de normes qu’il a déjà établies;

1.18 établir le cadre pour l’organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et approuver celle-ci, conformément à l’article 152;

1.19 recevoir et examiner des rapports des organes subsidiaires financés par les utilisateurs transmis annuellement;

1.20 adopter son Règlement intérieur et les modifications y relatives.

Article XI
(Art. 114 modifié)
Organisation des sessions du Conseil d’exploitation postale

1. À sa première réunion, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’exploitation postale choisit, parmi ses membres, un Président et quatre Vice-Présidents et les Présidents/Vice-Présidents/Coprésidents des Commissions et arrête son Règlement intérieur. Le Président et les quatre Vice-Présidents sont des Pays-membres de chacun des cinq groupes géographiques de l’Union.

2. Le Conseil d’exploitation postale se réunit deux fois par an, ou plus à titre exceptionnel, au siège de l’Union, conformément aux procédures en la matière établies dans son Règlement intérieur.

3. Le Président, les Vice-Présidents et les Présidents, les Coprésidents et les Vice-Présidents des Commissions du Conseil d’exploitation postale forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’exploitation postale et assume toutes les tâches que ce dernier décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

4. Sur la base de la stratégie de l’Union adoptée par le Congrès et, en particulier, de la partie afférente aux stratégies des organes permanents de l’Union, le Conseil d’exploitation postale établit, à sa session suivant le Congrès, un programme de travail de base contenant un certain nombre de tactiques visant à la réalisation des stratégies. Ce programme de base, comprenant un nombre limité de travaux sur des sujets d’actualité et d’intérêt commun, est révisé chaque année en fonction des réalités et des priorités nouvelles.

5. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’exploitation postale lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

Article XII
(Art. 115 modifié)
Observateurs

1. Observateurs
1.1 Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’administration peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’exploitation postale en qualité d’observateurs.

1.2 Les Pays-membres de l’Union qui ne sont pas membres du Conseil ainsi que les observateurs et observateurs ad hoc mentionnés à l’article 105 peuvent participer, sans droit de vote, aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’exploitation postale.

2. Principes
2.1 Pour des raisons logistiques, le Conseil d’exploitation postale peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

2.2 Les observateurs et observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes permanents et des équipes spéciales lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et observateurs ad hoc s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

2.3 Dans des circonstances exceptionnelles, les membres du Comité consultatif et observateurs ad hoc peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article XIII
(Art. 116 modifié)
Remboursement des frais de voyage

1. Les frais de voyage et de séjour des représentants des Pays-membres participant au Conseil d’exploitation postale sont à la charge de ces Pays-membres. Toutefois, un représentant de chacun des Pays-membres considérés comme l’un des pays les moins avancés d’après la liste établie par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions qui ont lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique.

Article XIV
(Art. 117bis ajouté)
Comité de coordination des organes permanents de l’Union

1. Le Président du Conseil d’administration, le Président du Conseil d’exploitation postale et le Directeur général du Bureau international forment le Comité de coordination des organes permanents de l’Union.

2. Le Comité de coordination a les attributions et fonctions suivantes:
2.1 contribuer à la coordination des travaux des organes permanents de l’Union;

2.2 se réunir, en cas de besoin, pour discuter de questions importantes relatives à l’Union et au service postal et fournir aux organes de l’Union une évaluation concernant ces questions;

2.3 assurer la bonne mise en œuvre du processus de planification stratégique, de façon que toutes les décisions concernant les activités de l’Union soient prises par les organes appropriés, conformément à leurs responsabilités respectives telles qu’elles sont stipulées dans les Actes de l’Union.

3. Sur convocation du Président du Conseil d’administration, le Comité de coordination se réunit deux fois par an, au siège de l’Union. La date et le lieu des réunions sont fixés par le Président du Conseil d’administration, en accord avec le Président du Conseil d’exploitation postale et le Directeur général du Bureau international.

Article XV
(Art. 123 modifié)
Représentants du Comité consultatif au Congrès, au Conseil d’administration et au Conseil d’exploitation postale

1. Pour assurer une liaison efficace avec les organes de l’Union, le Comité consultatif peut désigner des représentants pour participer aux réunions du Congrès, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale ainsi que de leurs Commissions respectives en qualité d’observateurs sans droit de vote.

2. Les membres du Comité consultatif sont invités aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’article 105. Ils peuvent également participer aux travaux des groupes permanents et des équipes spéciales aux termes des articles 109.2.2 et 115.2.2.

3. Le Président du Conseil d’administration et le Président du Conseil d’exploitation postale représentent ces organes aux réunions du Comité consultatif lorsque l’ordre du jour de ces réunions comprend des questions intéressant ces organes.

Article XVI
(Art. 127 modifié)
Attributions du Directeur général

0bis. Le Directeur général est le représentant légal de l’Union.

1. Le Directeur général organise, administre et dirige le Bureau international.

2. En ce qui concerne le classement des postes, les nominations et les promotions:
2.1 le Directeur général est compétent pour classer les postes des grades G 1 à D 2 et pour nommer et promouvoir les fonctionnaires dans ces grades;

2.2 pour les nominations dans les grades P 1 à D 2, il doit prendre en considération les qualifications professionnelles des candidats recommandés par les Pays-membres dont ils ont la nationalité, ou dans lesquels ils exercent leur activité professionnelle, en tenant compte d’une équitable répartition géographique continentale et des langues. Les postes de grade D 2 doivent, dans toute la mesure possible, être pourvus par des candidats provenant de régions différentes et d’autres régions que celles dont le Directeur général et le Vice-Directeur général sont originaires, compte tenu de la considération dominante de l’efficacité du Bureau international. Dans le cas de postes exigeant des qualifications spéciales, le Directeur général peut s’adresser à l’extérieur;

2.3 il tient également compte, lors de la nomination d’un nouveau fonctionnaire, de ce qu’en principe les personnes qui occupent les postes des grades D 2, D 1 et P 5 doivent être des ressortissants de différents Pays-membres de l’Union;

2.4 lors de la promotion d’un fonctionnaire du Bureau international aux grades D 2, D 1 et P 5, il n’est pas tenu à l’application du même principe visé sous 2.3;

2.5 les exigences d’une équitable répartition géographique et des langues passent après le mérite dans le processus de recrutement;

2.6 le Directeur général informe le Conseil d’administration une fois par an des nominations et des promotions aux grades P 4 à D 2.

3. En outre, le Directeur général a les attributions suivantes:
3.1 assurer les fonctions de dépositaire des Actes de l’Union et d’intermédiaire dans la procédure d’adhésion et d’admission à l’Union ainsi que de sortie de celle-ci;

3.2 notifier les décisions prises par le Congrès à tous les Gouvernements des Pays-membres;

3.3 notifier à l’ensemble des Pays-membres et à leurs opérateurs désignés les Règlements arrêtés ou révisés par le Conseil d’exploitation postale;

3.4 préparer le projet de budget annuel de l’Union au niveau le plus bas possible compatible avec les besoins de l’Union et le soumettre en temps opportun à l’examen du Conseil d’administration; communiquer le budget aux Pays-membres de l’Union après l’approbation du Conseil d’administration et l’exécuter;

3.5 exécuter les activités spécifiques demandées par les organes de l’Union et celles que lui attribuent les Actes;

3.6 prendre les initiatives visant à réaliser les objectifs fixés par les organes de l’Union, dans le cadre de la politique établie et des fonds disponibles;

3.7 soumettre des suggestions et des propositions au Conseil d’administration ou au Conseil d’exploitation postale;

3.8 après la clôture du Congrès, présenter au Conseil d’exploitation postale les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, conformément au Règlement intérieur du Conseil d’exploitation postale;

3.9 préparer, à l’intention du Conseil d’administration et sur la base des directives données par les Conseils, le projet de stratégie de l’Union et le projet de plan d’activités quadriennal de l’UPU à soumettre au Congrès;

3.10 établir, pour approbation par le Conseil d’administration, un rapport quadriennal sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stratégie de l’Union approuvée par le Congrès précédent, qui sera soumis au Congrès suivant;

3.11 (supprimé;)

3.12 servir d’intermédiaire dans les relations entre:

3.12.1 l’UPU et les Unions restreintes;

3.12.2 l’UPU et l’Organisation des Nations Unies;

3.12.3 l’UPU et les organisations internationales dont les activités présentent un intérêt pour l’Union;

3.12.4 l’UPU et les organismes internationaux, associations ou entreprises que les organes de l’Union souhaitent consulter ou associer à leurs travaux;

3.13 assumer la fonction de Secrétaire général des organes de l’Union et veiller à ce titre, compte tenu des dispositions spéciales du présent Règlement, notamment:

3.13.1 à la préparation et à l’organisation des travaux des organes de l’Union;

3.13.2 à l’élaboration, à la production et à la distribution des documents et des rapports et procès-verbaux;

3.13.3 au fonctionnement du secrétariat durant les réunions des organes de l’Union;

3.14 assister aux séances des organes de l’Union et prendre part aux délibérations sans droit de vote, avec la possibilité de se faire représenter.

Article XVII
(Art. 130 modifié)
Préparation et distribution des documents des organes de l’Union

1. Le Bureau international prépare et met à disposition sur le site Internet de l’Union tous les documents publiés, dans les versions linguistiques spécifiées à l’article 155, conformément aux Règlements intérieurs du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale. Le Bureau international signale également, aux représentants des Pays-membres notamment, la publication de nouveaux documents électroniques sur le site Internet de l’Union au moyen d’un système efficace prévu à cet effet.

2. En outre, le Bureau international diffuse les publications de l’Union sous forme physique, telles que les circulaires du Bureau international et les comptes rendus analytiques du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, uniquement sur demande d’un Pays-membre.

Article XVIII
(Art. 138 modifié)
Procédure de présentation des propositions au Congrès

1. Sous réserve des exceptions prévues sous 2 et 5, la procédure ci-après règle l’introduction des propositions de toute nature à soumettre au Congrès par les Pays-membres:
1.1 sont admises les propositions qui parviennent au Bureau international au moins six mois avant la date fixée pour le Congrès;

1.2 aucune proposition d’ordre rédactionnel n’est admise pendant la période de six mois qui précède la date fixée pour le Congrès;

1.3 les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre six et quatre mois avant la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins deux Pays-membres;

1.4 les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre quatre et deux mois qui précède la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins huit Pays-membres; les propositions qui parviennent ultérieurement ne sont plus admises;

1.5 les déclarations d’appui doivent parvenir au Bureau international dans le même délai que les propositions qu’elles concernent.

2. Les propositions concernant la Constitution ou le Règlement général doivent parvenir au Bureau international six mois au moins avant l’ouverture du Congrès; celles qui parviennent postérieurement à cette date mais avant l’ouverture du Congrès ne peuvent être prises en considération que si le Congrès en décide ainsi à la majorité des deux tiers des pays représentés au Congrès et si les conditions prévues sous 1 sont respectées.

3. Chaque proposition ne doit avoir en principe qu’un objectif et ne contenir que les modifications justifiées par cet objectif. De même, chaque proposition susceptible d’entraîner des dépenses substantielles pour l’Union doit être accompagnée de son impact financier préparé par le Pays-membre auteur, en consultation avec le Bureau international, afin de déterminer les ressources financières nécessaires à son exécution.

4. Les propositions d’ordre rédactionnel sont munies, en tête, de la mention «Proposition d’ordre rédactionnel» par les Pays-membres qui les présentent et publiées par le Bureau international sous un numéro suivi de la lettre R. Les propositions non munies de cette mention mais qui, de l’avis du Bureau international, ne touchent que la rédaction sont publiées avec une annotation appropriée; le Bureau international établit une liste de ces propositions à l’intention du Congrès.

5. La procédure prescrite sous 1 et 4 ne s’applique ni aux propositions concernant le Règlement intérieur des Congrès ni aux propositions présentées par le Conseil d’administration ou le Conseil d’exploitation postale.

Article XIX
(Art. 144 modifié)
Mise en vigueur des Règlements et des autres décisions adoptés entre deux Congrès

1. Les Règlements entrent en vigueur à la même date et ont la même durée que les Actes issus du Congrès.

2. Sous réserve des dispositions sous 1, les décisions de modification des Actes de l’Union qui sont adoptées entre deux Congrès ne sont exécutoires que trois mois, au moins, après leur notification. Toutefois, ce délai requis ne s’applique pas aux modifications du Règlement adoptées après l’établissement du nouveau Règlement, mais avant son entrée en vigueur en vertu des dispositions sous 1.

Article XX
(Art. 146 modifié)
Règlement des contributions des Pays-membres

1. Les pays qui adhèrent à l’Union ou qui sont admis en qualité de membres de l’Union ainsi que ceux qui sortent de l’Union doivent acquitter leur cotisation pour l’année entière au cours de laquelle leur admission ou leur sortie devient effective.

2. Les Pays-membres paient à l’avance leur part contributive aux dépenses annuelles de l’Union, sur la base du budget arrêté par le Conseil d’administration. Ces parts contributives doivent être payées au plus tard le premier jour de l’exercice financier auquel se rapporte le budget. Passé ce terme, les sommes dues sont productives d’intérêts au profit de l’Union, à raison de 5% par an à partir du quatrième mois.

3. Lorsque les arriérés de contributions obligatoires hors intérêts dues à l’Union par un Pays-membre sont égaux ou supérieurs à la somme des contributions de ce Pays-membre pour les deux exercices financiers précédents, ce Pays-membre peut céder irrévocablement à l’Union tout ou partie de ses créances sur d’autres Pays-membres, selon les modalités fixées par le Conseil d’administration. Les conditions de cession de créances sont à définir selon un accord convenu entre le Pays-membre, ses débiteurs/créanciers et l’Union.

4. Les Pays-membres qui, pour des raisons juridiques ou autres, sont dans l’impossibilité d’effectuer une telle cession s’engagent à conclure un plan d’amortissement de leurs comptes arriérés.

5. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, le recouvrement des arriérés de contributions obligatoires dues à l’Union ne pourra pas s’étendre à plus de dix années.

6. Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil d’administration peut libérer un Pays-membre de tout ou partie des intérêts dus si celui-ci s’est acquitté, en capital, de l’intégralité de ses dettes arriérées.

7. Un Pays-membre peut également être libéré, dans le cadre d’un plan d’amortissement de ses comptes arriérés approuvé par le Conseil d’administration, de tout ou partie des intérêts accumulés ou à courir; la libération est toutefois subordonnée à l’exécution complète et ponctuelle du plan d’amortissement dans un délai convenu de dix ans au maximum.

8. Les dispositions mentionnées sous 3 à 7 s’appliquent par analogie aux frais de traduction facturés par le Bureau international aux Pays-membres affiliés aux groupes linguistiques.

9. Le Bureau international envoie les factures aux Pays-membres au moins trois mois avant la date d’échéance du paiement. Les factures originales sont transmises à l’adresse correcte communiquée par le Pays-membre concerné. Des copies électroniques des factures sont envoyées par courrier électronique en tant que préavis ou alerte.

10. En outre, le Bureau international fournit des informations claires aux Pays-membres à chaque fois qu’il impute des intérêts de retard pour des factures particulières, ce qui permet aux Pays-membres de vérifier facilement à quelles factures les intérêts correspondent

Article XXI
(Art. 150 modifié)
Classes de contribution

1. Les Pays-membres contribuent à la couverture des dépenses de l’Union selon la classe de contribution à laquelle ils appartiennent. Ces classes sont les suivantes:
– Classe de 50 unités.
– Classe de 47 unités.
– Classe de 45 unités.
– Classe de 43 unités.
– Classe de 40 unités.
– Classe de 37 unités.
– Classe de 35 unités.
– Classe de 33 unités.
– Classe de 30 unités.
– Classe de 27 unités.
– Classe de 25 unités.
– Classe de 23 unités.
– Classe de 20 unités.
– Classe de 17 unités.
– Classe de 15 unités.
– Classe de 13 unités.
– Classe de 10 unités.
– Classe de 7 unités.
– Classe de 5 unités.
– Classe de 3 unités.
– Classe de 1 unité.
– Classe de 0,5 unité, réservée aux pays les moins avancés énumérés par l’Organisation des Nations Unies et à d’autres pays désignés par le Conseil d’administration.
– Classe de 0,1 unité, réservée aux pays reconnus par l’Organisation des Nations Unies comme des petits États insulaires en développement dont la population est inférieure à 200 000 habitants (selon les dernières informations statistiques publiées par le bureau compétent de l’Organisation des Nations Unies).

2. Outre les classes de contribution énumérées sous 1, tout Pays-membre peut choisir de payer un nombre d’unités de contribution supérieur à la classe de contribution à laquelle il appartient durant une période minimale équivalente à celle située entre deux Congrès. Ce changement est annoncé au plus tard lors du Congrès. À la fin de la période entre deux Congrès, le Pays-membre revient automatiquement à son nombre d’unités de contribution d’origine, sauf s’il décide de continuer à payer un nombre d’unités de contribution supérieur. Le paiement de contributions supplémentaires augmente d’autant les dépenses.

3. Les Pays-membres sont rangés dans l’une des classes de contribution précitées au moment de leur admission ou de leur adhésion à l’Union, selon la procédure visée à l’article 21.4 de la Constitution.

4. Les Pays-membres peuvent se ranger ultérieurement dans une classe de contribution inférieure, à la condition que la demande de changement soit envoyée au Bureau international au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès. Le Congrès donne un avis non contraignant au sujet de ces demandes de changement de classe de contribution. Le Pays-membre est libre de suivre l’avis du Congrès. La décision finale du Pays-membre est transmise au Secrétariat du Bureau international avant la fin du Congrès. Cette demande de changement prend effet à la date de mise en vigueur des dispositions financières arrêtées par le Congrès. Les Pays-membres qui n’ont pas fait connaître leur souhait de changer de classe de contribution dans les délais prescrits sont maintenus dans la classe de contribution à laquelle ils appartenaient jusqu’alors.

5. Les Pays-membres ne peuvent pas exiger d’être déclassés de plus d’une classe à la fois.

6. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles telles que des catastrophes naturelles nécessitant des programmes d’aide internationale, le Conseil d’administration peut autoriser un déclassement temporaire d’une classe, une seule fois entre deux Congrès, à la demande d’un Pays-membre si celui-ci apporte la preuve qu’il ne peut plus maintenir sa contribution selon la classe initialement choisie. Dans les mêmes circonstances, le Conseil d’administration peut également autoriser le déclassement temporaire de Pays-membres n’appartenant pas à la catégorie des pays les moins avancés et déjà rangés dans la classe de 1 unité en les faisant passer dans la classe de 0,5 unité.

7. En application des dispositions prévues sous 6, le déclassement temporaire peut être autorisé par le Conseil d’administration pour une période maximale de deux ans ou jusqu’au prochain Congrès, si celui-ci a lieu avant la fin de cette période. À l’expiration de la période fixée, le pays concerné réintègre automatiquement sa classe initiale.

8. Par dérogation aux dispositions sous 4 et 5, les surclassements ne sont soumis à aucune restriction.

Article XXII
(Art. 152 modifié)
Organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs

1. Sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration, le Conseil d’exploitation postale est habilité à établir un certain nombre d’organes subsidiaires financés par les utilisateurs, à titre volontaire, pour organiser des activités opérationnelles, commerciales, techniques et économiques relevant de ses compétences, conformément à l’article 18 de la Constitution, mais ne pouvant pas être financées par le budget ordinaire.

2. Concernant la création d’un tel organe relevant du Conseil d’exploitation postale, ce dernier décide du cadre de référence pour le règlement intérieur dudit organe, en tenant dûment compte des règles et des principes fondamentaux régissant l’organisation intergouvernementale qu’est l’Union postale universelle, et le soumet au Conseil d'administration pour approbation. Le cadre de référence inclut les éléments suivants:
2.1 Mandat.
2.2 Composition, y compris les catégories des membres de l’organe.
2.3 Règles de prise de décisions, y compris en ce qui concerne la structure interne et les relations de l’organe considéré avec d’autres organes de l’Union.
2.4 Principes de vote et de représentation.
2.5 Financement (souscription, frais d’utilisation, etc.).
2.6 Composition du secrétariat et de la structure de gestion.

3. Chaque organe subsidiaire financé par les utilisateurs organise ses activités de manière autonome dans le cadre de référence décidé par le Conseil d'exploitation postale et approuvé par le Conseil d'administration et prépare un rapport annuel sur ses activités à soumettre au Conseil d'exploitation postale pour considération.

4. Le Conseil d’administration établit les règles concernant les frais d’appui que les organes subsidiaires financés par les utilisateurs devraient verser au budget ordinaire. Il publie ces règles dans le Règlement financier de l’Union.

5. Le Directeur général du Bureau international administre le secrétariat des organes subsidiaires financés par les utilisateurs conformément aux dispositions pertinentes du Statut et du Règlement du personnel applicables au personnel recruté pour ces organes. Le secrétariat des organes subsidiaires fait partie intégrante du Bureau international.

6. Les informations concernant les organes subsidiaires financés par les utilisateurs établis conformément au présent article sont portées à la connaissance du Congrès une fois ces organes créés.

Article XXIII
Mise à exécution et durée du Protocole additionnel au Règlement général de l’Union postale universelle
1. Le présent Protocole additionnel sera mis à exécution le 1er juillet 2019 et demeurera en vigueur pendant un temps indéterminé.

En foi de quoi, les Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres ont dressé le présent Protocole additionnel, qui aura la même force et la même valeur que si ses dispositions étaient insérées dans le texte même du Règlement général, et ils l’ont signé en un exemplaire qui est déposé auprès du Directeur général du Bureau international. Une copie en sera remise à chaque Partie par le Bureau international de l’Union postale universelle.

Fait à Addis-Abeba, le 7 septembre 2018.

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