Règlement général de l’Union postale universelle(refondu et adopté par le Congrès de Doha 2012)

Les soussignés, Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres de l’Union, vu l’article 22.2 de la Constitution de l’Union postale universelle conclue à Vienne le 10 juillet 1964, ont, d’un commun accord et sous réserve de l’article 25.4 de ladite Constitution, arrêté, dans le présent Règlement général, les dispo-sitions suivantes assurant l’application de la Constitution et le fonctionnement de l’Union.

Chapitre I
Organisation, attributions et fonctionnement du Congrès, du Conseil d’administration,
du Conseil d’exploitation postale et du Comité consultatif

Section 1
Congrès

Article 101
Organisation et réunion des Congrès et Congrès extraordinaires

1. Les représentants des Pays-membres se réunissent en Congrès au plus tard quatre ans après la fin de l’année au cours de laquelle le Congrès précédent a eu lieu.

2. Chaque Pays-membre se fait représenter au Congrès par un ou plusieurs plénipotentiaires munis, par leur Gouvernement, des pouvoirs nécessaires. Il peut, au besoin, se faire représenter par la délégation d’un autre Pays-membre. Toutefois, il est entendu qu’une délégation ne peut représenter qu’un seul Pays-membre autre que le sien.

3. En principe, chaque Congrès désigne le pays dans lequel le Congrès suivant aura lieu. Si cette désignation se révèle inapplicable, le Conseil d’administration est autorisé à désigner le pays où le Congrès tiendra ses assises, après entente avec ce dernier pays.

4. Après entente avec le Bureau international, le Gouvernement invitant fixe la date définitive et le lieu exact du Congrès. Un an, en principe, avant cette date, le Gouvernement invitant envoie une invitation au Gouvernement de chaque Pays-membre. Cette invitation peut être adressée soit directement, soit par l’intermédiaire d’un autre Gouvernement, soit par l’entremise du Directeur général du Bureau international.

5. Lorsqu’un Congrès doit être réuni sans qu’il y ait un Gouvernement invitant, le Bureau inter¬national, avec l’accord du Conseil d’administration et après entente avec le Gouvernement de la Confé¬dération suisse, prend les dispositions nécessaires pour convoquer et organiser le Congrès dans le pays siège de l’Union. Dans ce cas, le Bureau international exerce les fonctions du Gouvernement invitant.

6. Le lieu de réunion d’un Congrès extraordinaire est fixé, après entente avec le Bureau international, par les Pays-membres ayant pris l’initiative de ce Congrès.

7. Les dispositions prévues sous 2 à 5 et à l'article 102 sont applicables par analogie aux Congrès extraordinaires.

Article 102
Droit de vote au Congrès

1. Chaque Pays-membre dispose d’une voix, sous réserve des sanctions prévues à l’article 149.

Article 103
Attributions du Congrès

1. Sur la base des propositions des Pays-membres, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, le Congrès:
1.1 détermine les politiques générales pour la réalisation de la mission et du but de l’Union énoncés dans le préambule de la Constitution et à son article premier;
1.2 examine et adopte, le cas échéant, les propositions de modification à la Constitution, au Règle-ment général, à la Convention et aux Arrangements formulées par les Pays-membres et les Con-seils, conformément aux articles 29 de la Constitution et 138 du Règlement général;

1.3 fixe la date d’entrée en vigueur des Actes;
1.4 adopte son Règlement intérieur et les amendements y relatifs;
1.5 examine des rapports complets sur les travaux présentés respectivement par le Conseil d’adminis-tration, le Conseil d’exploitation postale et le Comité consultatif couvrant la période écoulée depuis le Congrès précédent, conformément aux dispositions des articles 111, 117 et 125 du Règlement général;
1.6 adopte la stratégie de l’Union;

1.7 fixe le montant maximal des dépenses de l’Union, conformément à l’article 21 de la Constitution;
1.8 élit les Pays-membres siégeant au Conseil d’administration et au Conseil d’exploitation postale;
1.9 élit le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international;
1.10 fixe par résolution le plafond des frais à supporter par l’Union pour la production des documents en allemand, en chinois, en portugais et en russe.
2. Le Congrès, en tant qu’organe suprême de l’Union, traite d’autres questions concernant notam-ment les services postaux.

Article 104
Règlement intérieur du Congrès 

1. Pour l’organisation de ses travaux et la conduite de ses délibérations, le Congrès applique son Règlement intérieur.

2. Chaque Congrès peut modifier son Règlement intérieur dans les conditions qui y sont fixées.

Article 105
Observateurs aux organes de l’Union 

1. Les entités ci-après sont invitées à participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Congrès, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, en qua¬lité d’observateurs:
1.1 Représentants de l’organisation des Nations Unies.
1.2 Unions restreintes.
1.3 Membres du Comité consultatif.
1.4 Entités autorisées à assister aux réunions de l’Union en qualité d’observateurs en vertu d’une résolution ou d’une décision du Congrès. 

2. Les entités ci-après, si dûment désignées par le Conseil d’administration conformément à l’article 107.1.12, sont invitées à participer à des réunions spécifiques du Congrès en qualité d’obser-vateurs ad hoc:
2.1 Institutions spécialisées du système des Nations Unies et autres organisations intergouver-nementales.
2.2 Tout organisme international, toute association ou entreprise, ou toute personne qualifiée.

3. En plus des observateurs définis sous 1, le Conseil d’administration et le Conseil d’exploi-tation postale peuvent désigner d’autres observateurs ad hoc pour assister à leurs réunions, confor-mément à leur Règlement intérieur, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union et de ses organes.

Section 2
Conseil d’administration

Article 106
Composition et fonctionnement du Conseil d’administration 

1. Le Conseil d’administration se compose de 41 membres, qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. La présidence est dévolue de droit au Pays-membre hôte du Congrès. Si ce Pays-membre se désiste, il devient membre de droit et, de ce fait, le groupe géographique auquel il appartient dispose d’un siège supplémentaire auquel les restrictions prévues sous 3 ne sont pas applicables. Dans ce cas, le Con-seil d’administration élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le Pays-membre hôte.

3. Les 40 autres membres du Conseil d’administration sont élus par le Congrès sur la base d’une répartition géographique équitable. La moitié au moins des membres est renouvelée à l’occasion de chaque Congrès; aucun Pays-membre ne peut être choisi successivement par trois Congrès.

4. Chaque membre du Conseil d’administration désigne son représentant, qui doit être compétent dans le domaine postal. Les membres du Conseil d’administration participent activement à ses activités.

5. Les fonctions des membres du Conseil d’administration sont gratuites. Les frais de fonctionnement de ce Conseil sont à charge de l’Union.

Article 107
Attributions du Conseil d'administration

1. Le Conseil d’administration a les attributions suivantes:
1.1 superviser toutes les activités de l’Union dans l’intervalle des Congrès, en tenant compte des déci-sions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;
1.2 favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;

1.3 examiner le projet de plan d’activités quadriennal de l’UPU, approuvé par le Congrès, et le finaliser en faisant concorder les activités présentées dans ledit plan avec les ressources disponibles. Le plan devrait également, le cas échéant, coïncider avec les résultats de tout processus de hiérarchisation suivi par le Congrès. Le plan d'activités quadriennal de l’UPU, finalisé et approuvé par le Conseil d’administration, sert ensuite de base au Programme et budget annuel ainsi qu’aux plans d’exploitation annuels devant être établis et mis en œuvre par le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale;
1.4 examiner et approuver le Programme et budget annuel et les comptes de l’Union, tout en tenant compte de la version finale du plan d’activités de l’UPU, tel que décrit sous 107.1.3;

1.5 autoriser, si les circonstances l’exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l’article 145.3 à 5;
1.6 autoriser, s’il est demandé, le choix d’une classe de contribution inférieure, conformément aux con¬ditions prévues à l’article 150.6;
1.7 autoriser le changement de groupe géographique, si un Pays-membre le demande, en tenant compte des avis exprimés par les Pays-membres des groupes géographiques concernés;
1.8 créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;
1.9 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres pour remplir ses fonctions;
1.10 après consultation du Conseil d’exploitation postale, décider des relations à établir avec les orga¬nisations qui ne sont pas des observateurs au sens de l’article 105.1;

1.11 examiner et approuver les rapports du Bureau international sur les relations de l’Union avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu’il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner;
1.12 désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d’exploitation postale et du Secrétaire général, les institutions spécialisées des Nations Unies, les organisations internationales, les associations, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées en qualité d’ob-servateurs ad hoc à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur géné-ral du Bureau international d’envoyer les invitations nécessaires;
1.13 désigner le Pays-membre siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l’article 101.3;
1.14 déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d’exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;

1.15 désigner, après consultation du Conseil d’exploitation postale et sous réserve de l’approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:
1.15.1 d’assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et vice-présidences des Commissions, en tenant compte autant que possible de la répartition géographique équitable des Pays-membres;
 
1.15.2 de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;
1.16 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;
1.17 examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

1.18 étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d’exploitation postale ou des Pays-membres, les problèmes d’ordre administratif, législatif et juridique intéressant l’Union ou le service postal inter-national; il appartient au Conseil d’administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s’il est opportun ou non d’entreprendre les études demandées par les Pays-membres dans l’inter-valle des Congrès;
1.19 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 140;
1.20 soumettre des sujets d’étude à l’examen du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’ar-ticle 113.1.6;
1.21 examiner et approuver, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, le projet de stratégie à présenter au Congrès;
1.22 réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès;

1.23 assurer le contrôle de l’activité du Bureau international;
1.24 approuver les rapports annuels établis par le Bureau international sur les activités de l’Union et sur la gestion financière et présenter, s’il y a lieu, des commentaires à leur sujet;
1.25 arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d’exploitation postale doit tenir compte lorsqu’il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), suivre de près l’étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assurer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d’exploitation postale portant sur les mêmes sujets;

1.26 approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d’exploitation postale concernant l’adoption, si nécessaire, d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;
1.27 examiner le rapport annuel établi par le Conseil d’exploitation postale et, le cas échéant, les pro-positions soumises par ce dernier;
1.28 approuver le rapport quadriennal, établi par le Bureau international en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stra-tégie de l’Union approuvée par le Congrès précédent, pour soumission au Congrès suivant;

1.29 établir le cadre pour l’organisation du Comité consultatif et approuver l’organisation du Comité con¬sultatif, conformément aux dispositions de l’article 122;
1.30 établir des critères d’adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d’adhé-sion selon ces critères, en s’assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accélérée, entre les réunions du Conseil d’administration.

1.31 arrêter le Règlement financier de l’Union;
1.32 arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;
1.33 arrêter les règles régissant le Fonds spécial;
1.34 arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;
1.35 arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;
1.36 arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;
 
1.37 arrêter le Règlement du Fonds social;
1.38 superviser, au sens de l’article 152, la création des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et leurs activités.

Article 108
Organisation des sessions du Conseil d'administration

1. A sa réunion constitutive, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’administration élit, parmi ses membres, quatre Vice-Présidents et arrête son Règlement intérieur.

2. Sur convocation de son Président, le Conseil d’administration se réunit, en principe une fois par an, au siège de l’Union.

3. Le Président, les Vice-Présidents, les Présidents et les Vice-Présidents des Commissions du Conseil d’administration forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’administration. Il approuve, au nom du Conseil d’administration, le rapport annuel éta-bli par le Bureau international sur les activités de l’Union et il assume toute autre tâche que le Conseil d’administration décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stra-tégique.

4. Le Président du Conseil d’exploitation postale représente celui-ci aux séances du Conseil d’admi-nistration lorsque l’ordre du jour comprend des questions relatives au Conseil d’exploitation postale.

5. Le Président du Comité consultatif représente cette organisation aux réunions du Conseil d’admi-nistration lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

Article 109
Observateurs

1. Observateurs
1.1 Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’exploitation postale peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’administration en qualité d’observateurs.
1.2 Les Pays-membres de l’Union qui ne sont pas membres du Conseil ainsi que les obser-vateurs et observateurs ad hoc mentionnés à l’article 105 peuvent participer aux séances plé-nières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration, sans droit de vote.

2. Principes
2.1 Pour des raisons logistiques, le Conseil d’administration peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.
2.2 Les observateurs et observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes de travail et des équipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et observateurs ad hoc s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

2.3 Dans des circonstances exceptionnelles, les membres du Comité consultatif et observateurs ad hoc peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du docu-ment l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restric-tions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article 110
Remboursement des frais de voyage

1. Les frais de voyage du représentant de chacun des membres du Conseil d’administration partici-pant aux sessions de cet organe sont à la charge de son Pays-membre. Toutefois, le représentant de chacun des Pays-membres classés parmi les pays en développement ou les pays les moins avancés con-formément aux listes établies par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions ayant lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet d’avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet d’avion aller et retour en classe économique. Le même droit est accordé au représentant de chaque membre de ses Commissions, de ses groupes de travail ou de ses autres organes lorsque ceux-ci se réunissent en dehors du Congrès et des sessions du Conseil.

Article 111
Information sur les activités du Conseil d'administration

1. Après chaque session, le Conseil d’administration informe les Pays-membres, leurs opérateurs désignés, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2. Le Conseil d’administration fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux Pays-membres, à leurs opérateurs désignés et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Section 3
Conseil d’exploitation postale

Article 112
Composition et fonctionnement du Conseil d'exploitation postale

1. Le Conseil d’exploitation postale se compose de 40 membres, qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. Les membres du Conseil d’exploitation postale sont élus par le Congrès, en fonction d’une répar-tition géographique spécifiée. Vingt-quatre sièges sont réservés aux Pays-membres en développement et 16 sièges aux Pays-membres industrialisés. Le tiers au moins des membres est renouvelé à l’occasion de chaque Congrès.

3. Chaque membre du Conseil d’exploitation postale désigne son représentant qui assume les res-ponsabilités mentionnées dans les Actes de l’Union en matière de prestation de services. Les membres du Conseil d’exploitation postale participent activement à ses activités.
4. Les frais de fonctionnement du Conseil d’exploitation postale sont à la charge de l’Union. Ses membres ne reçoivent aucune rémunération.

Article 113
Attributions du Conseil d'exploitation postale

1. Le Conseil d’exploitation postale a les attributions suivantes:
1.1 coordonner les mesures pratiques pour le développement et l’amélioration des services postaux internationaux;
1.2 entreprendre, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration dans le cadre des compé-tences de ce dernier, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;
1.3 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres et leurs opérateurs désignés pour remplir ses fonctions;
1.4 prendre les mesures nécessaires en vue d’étudier et de diffuser les expériences et les progrès faits par certains Pays-membres et leurs opérateurs désignés dans les domaines de la technique, de l’exploitation, de l’économie et de la formation professionnelle intéressant les services postaux;

1.5 prendre, après entente avec le Conseil d’administration, les mesures appropriées dans le domaine de la coopération technique avec tous les Pays-membres de l’Union et leurs opérateurs désignés et, en particulier avec les pays nouveaux et en développement et leurs opérateurs désignés;
1.6 examiner toutes autres questions qui lui sont soumises par un membre du Conseil d’exploitation postale, par le Conseil d’administration ou par tout Pays-membre ou opérateur désigné;
1.7 réceptionner et discuter les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif, et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, examiner et faire des observations au sujet des recommandations du Comité consultatif pour soumission au Congrès;
1.8 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;

1.9 conduire l’étude des problèmes d’exploitation, commerciaux, techniques, économiques et de coo-pération technique les plus importants qui présentent de l’intérêt pour tous les Pays-membres de l’Union ou leurs opérateurs désignés, notamment des questions ayant des répercussions finan-cières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier, quotes-parts des colis postaux et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), éla-borer des informations et des avis à leur sujet et recommander des mesures à prendre à leur égard;
1.10 apporter au Conseil d’administration les éléments nécessaires à l’élaboration du projet de stratégie à soumettre au Congrès;
1.11 procéder à l’étude des problèmes d’enseignement et de formation professionnelle intéressant les Pays-membres et leurs opérateurs désignés ainsi que les pays nouveaux et en développement;

1.12 étudier la situation actuelle et les besoins des services postaux dans les pays nouveaux et en développement et élaborer des recommandations convenables sur les voies et les moyens d’amé-liorer les services postaux dans ces pays;
1.13 procéder à la révision des Règlements de l’Union dans les six mois qui suivent la clôture du Con-grès, à moins que celui-ci n’en décide autrement; en cas d’urgente nécessité, le Conseil d’exploi-tation postale peut également modifier lesdits Règlements à d’autres sessions; dans les deux cas, le Conseil d’exploitation postale reste subordonné aux directives du Conseil d’administration en ce qui concerne les politiques et les principes fondamentaux;
1.14 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 140 l’approbation du Conseil d’administration est requise lors-que ces propositions portent sur des questions relevant de la compétence de ce dernier;

1.15 examiner, à la demande d’un Pays-membre, toute proposition que ce Pays-membre transmet au Bureau international selon l’article 139, en préparer les commentaires et charger le Bureau de les annexer à ladite proposition avant de la soumettre à l’approbation des Pays-membres;
1.16 recommander, si nécessaire, et éventuellement après approbation par le Conseil d’administration et consultation de l’ensemble des Pays-membres, l’adoption d’une réglementation ou d’une nou-velle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

1.17 élaborer et présenter, sous forme de recommandations aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés, des normes en matière technique, d’exploitation et dans d’autres domaines de sa com-pétence où une pratique uniforme est indispensable; de même, il procède, en cas de besoin, à des modifications de normes qu’il a déjà établies;
1.18 établir le cadre pour l’organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs et approuver celle-ci, conformément à l’article 152;
1.19 recevoir et examiner des rapports des organes subsidiaires financés par les utilisateurs transmis annuellement.

Article 114
Organisation des sessions du Conseil d'exploitation postale

1. A sa première réunion, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’exploitation postale choisit, parmi ses membres, un Président, un Vice-Président et les Présidents des Commissions et arrête son Règlement intérieur.

2. En principe, le Conseil d’exploitation postale se réunit tous les ans au siège de l’Union. La date et le lieu de la réunion sont fixés par son Président, après accord avec le Président du Conseil d’administration et le Directeur général du Bureau international.

3. Le Président, le Vice-Président et les Présidents et Vice-Présidents des Commissions du Conseil d’exploitation postale forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque ses-sion du Conseil d’exploitation postale et assume toutes les tâches que ce dernier décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

4. Sur la base de la stratégie de l’Union adoptée par le Congrès et, en particulier, de la partie affé-rente aux stratégies des organes permanents de l’Union, le Conseil d’exploitation postale établit, à sa ses-sion suivant le Congrès, un programme de travail de base contenant un certain nombre de tactiques visant à la réalisation des stratégies. Ce programme de base, comprenant un nombre limité de travaux sur des sujets d’actualité et d’intérêt commun, est révisé chaque année en fonction des réalités et des priorités nouvelles.

5. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’exploitation pos-tale lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

Article 115
Observateurs

1. Observateurs
1.1 Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’administration peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’exploitation postale en qualité d’observateurs.
1.2 Les Pays-membres de l’Union qui ne sont pas membres du Conseil ainsi que les obser-vateurs et observateurs ad hoc mentionnés à l’article 105 peuvent participer, sans droit de vote, aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’exploitation postale.

2. Principes
2.1 Pour des raisons logistiques, le Conseil d’exploitation postale peut limiter le nombre de participants par observateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.
2.2 Les observateurs et observateurs ad hoc peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des groupes de travail et des équipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs et observateurs ad hoc s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

2.3 Dans des circonstances exceptionnelles, les membres du Comité consultatif et observateurs ad hoc peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restric¬tions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article 116
Remboursement des frais de voyage

1. Les frais de voyage et de séjour des représentants des Pays-membres participant au Conseil d’exploitation postale sont à la charge de ces Pays-membres. Toutefois, le représentant de chacun des Pays-membres considérés comme défavorisés d’après les listes établies par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions qui ont lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique.

Article 117
Information sur les activités du Conseil d'exploitation postale

1. Après chaque session, le Conseil d’exploitation postale informe les Pays-membres, leurs opéra-teurs désignés, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adres-sant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2. Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Conseil d’administration, un rapport annuel sur ses activités.

3. Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Congrès, un rapport sur l’ensemble de son activité, qui comprend des rapports sur les organes subsidiaires financés par les utilisateurs confor-mément à l’article 152, et le transmet aux Pays-membres de l’Union, à leurs opérateurs désignés et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Section 4
Comité consultatif

Article 118
Rôle du Comité consultatif

1. Le Comité consultatif a pour but de représenter les intérêts du secteur postal au sens large du terme et de servir de cadre à un dialogue efficace entre les parties intéressées.

Article 119
Composition du Comité consultatif

1. Le Comité consultatif comprend:
1.1 des organisations non gouvernementales représentant des clients, des fournisseurs de services de distribution, des organisations de travailleurs, des fournisseurs de biens et de services œuvrant pour le secteur des services postaux, des organismes similaires regroupant des particuliers ainsi que des entreprises souhaitant contribuer à la réalisation de la mission et des objectifs de l’Union. Si ces organisations sont enregistrées, elles doivent l’être dans un Pays-membre de l’Union;
1.2 des membres désignés par le Conseil d’administration choisis parmi ses membres;
1.3 des membres désignés par le Conseil d’exploitation postale choisis parmi ses membres.
2. Les frais de fonctionnement du Comité consultatif sont répartis entre l’Union et les membres du Comité, selon les modalités déterminées par le Conseil d’administration.

3. Les membres du Comité consultatif ne bénéficient d’aucune rémunération ou rétribution.

Adhésion au Comité consultatif

1. En dehors des membres désignés par le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation pos-tale, l’adhésion des membres au Comité consultatif est déterminée à l’issue d’un processus de dépôt de demande et d’acceptation de celle-ci, établi par le Conseil d’administration et réalisé conformément à l’arti-cle 107.1.30.

2. Chaque membre du Comité consultatif désigne son propre représentant.

Article 121
Attributions du Comité consultatif

1. Le Comité consultatif a les attributions suivantes:
1.1 Examiner les documents et les rapports appropriés du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale; dans des circonstances exceptionnelles, le droit de recevoir certains textes et documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploi¬tation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe; par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

1.2 Mener des études sur des questions importantes pour les membres du Comité consultatif et contribuer à ces études.
1.3 Examiner les questions concernant le secteur des services postaux et présenter des rapports sur ces questions.
1.4 Contribuer aux travaux du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, notamment par la présentation de rapports et de recommandations, et par la présentation d’avis à la demande des deux Conseils.
1.5 Faire des recommandations au Congrès, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, moyennant examen et com¬mentaire de ce dernier.

Article 122
Organisation du Comité consultatif

1. Le Comité consultatif se réorganise après chaque Congrès, selon le cadre établi par le Conseil d’administration. Le Président du Conseil d’administration préside la réunion d’organisation du Comité con-sultatif, au cours de laquelle on procède à l’élection du Président dudit Comité.

2. Le Comité consultatif détermine son organisation interne et établit son propre règlement intérieur, en tenant compte des principes généraux de l’Union et sous réserve de l’approbation du Conseil d’admi-nistration, après consultation du Conseil d’exploitation postale.

3. Le Comité consultatif se réunit une fois par an. En principe, les réunions ont lieu au siège de l’Union au moment des sessions du Conseil d’exploitation postale. La date et le lieu de chaque réunion sont fixés par le Président du Comité consultatif, en accord avec les Présidents du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et le Directeur général du Bureau international.

Article 123
Représentants du Comité consultatif au Congrès, au Conseil d'administration et au Conseil d’exploitation postale

1. Pour assurer une liaison efficace avec les organes de l’Union, le Comité consultatif peut désigner des représentants pour participer aux réunions du Congrès, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale ainsi que de leurs Commissions respectives en qualité d’observateurs sans droit de vote.

2. Les membres du Comité consultatif sont invités aux séances plénières et aux réunions des Com-missions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’article 105. Ils peuvent également participer aux travaux des équipes de projet et des groupes de travail aux termes des articles 109.2.2 et 115.2.2.

3. Le Président du Conseil d’administration et le Président du Conseil d’exploitation postale représen¬tent ces organes aux réunions du Comité consultatif lorsque l’ordre du jour de ces réunions comprend des questions intéressant ces organes.

Article 124
Observateurs au Comité consultatif

1. D’autres Pays-membres de l’Union ainsi que les observateurs et les observateurs ad hoc mentionnés à l’article 105 peuvent participer, sans droit de vote, aux sessions du Comité consultatif.

2. Pour des raisons logistiques, le Comité consultatif peut limiter le nombre de participants par obser¬vateur et observateur ad hoc. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

3. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs et observateurs ad hoc peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d’exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article 125
Information sur les activités du Comité consultatif

1. Après chaque session, le Comité consultatif informe le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale de ses activités en adressant aux Présidents de ces organes, entre autres, un compte rendu analytique de ses réunions ainsi que ses recommandations et avis.

2. Le Comité consultatif fait au Conseil d’administration un rapport d’activité annuel et en envoie un exemplaire au Conseil d’exploitation postale. Ce rapport est inclus dans la documentation du Conseil d’admi¬nistration fournie aux Pays-membres de l’Union, à leurs opérateurs désignés et aux Unions restreintes, con¬formément à l’article 111.

3. Le Comité consultatif fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Chapitre II
Bureau international

Section 1
Election et attributions du Directeur général et du Vice-Directeur général

Article 126
Election du Directeur général et du Vice-Directeur général

1. Le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international sont élus par le Congrès pour la période séparant deux Congrès successifs, la durée minimale de leur mandat étant de quatre ans. Leur mandat est renouvelable une seule fois. Sauf décision contraire du Congrès, la date de leur entrée en fonctions est fixée au 1er janvier de l’année qui suit le Congrès.

2. Au moins sept mois avant l’ouverture du Congrès, le Directeur général du Bureau international adresse une note aux Gouvernements des Pays-membres en les invitant à présenter les candidatures éventuelles pour les postes de Directeur général et de Vice-Directeur général et en indiquant en même temps si le Directeur général ou le Vice-Directeur général en fonctions sont intéressés au renouvellement éventuel de leur mandat initial. Les candidatures, accompagnées d’un curriculum vitae, doivent parvenir au Bureau international deux mois au moins avant l’ouverture du Congrès. Les candidats doivent être des ressortissants des Pays-membres qui les présentent. Le Bureau international élabore la documentation nécessaire pour le Congrès. L’élection du Directeur général et celle du Vice-Directeur général ont lieu au scrutin secret, la première élection portant sur le poste de Directeur général.

3. En cas de vacance du poste de Directeur général, le Vice-Directeur général assume les fonctions de Directeur général jusqu’à la fin du mandat prévu pour celui-ci; il est éligible à ce poste et est admis d’office comme candidat, sous réserve que son mandat initial en tant que Vice-Directeur général n’ait pas déjà été renouvelé une fois par le Congrès précédent et qu’il déclare son intérêt à être considéré comme candidat au poste de Directeur général.

4. En cas de vacance simultanée des postes de Directeur général et de Vice-Directeur général, le Conseil d’administration élit, sur la base des candidatures reçues à la suite d’une mise au concours, un Vice-Directeur général pour la période allant jusqu’au prochain Congrès. Pour la présentation des candidatures, les dispositions prévues sous 2 s’appliquent par analogie.
5. En cas de vacance du poste de Vice-Directeur général, le Conseil d’administration charge, sur proposition du Directeur général, un des Directeurs de grade D 2 au Bureau international d’assumer, jus-qu’au prochain Congrès, les fonctions de Vice-Directeur général.

Article 127
Attributions du Directeur général

1. Le Directeur général organise, administre et dirige le Bureau international, dont il est le représen-tant légal.

2. En ce qui concerne le classement des postes, les nominations et les promotions:
2.1 le Directeur général est compétent pour classer les postes des grades G 1 à D 2 et pour nommer et promouvoir les fonctionnaires dans ces grades;

2.2 pour les nominations dans les grades P 1 à D 2, il doit prendre en considération les qualifications professionnelles des candidats recommandés par les Pays-membres dont ils ont la nationalité, ou dans lesquels ils exercent leur activité professionnelle, en tenant compte d’une équitable répartition géographique continentale et des langues. Les postes de grade D 2 doivent, dans toute la mesure possible, être pourvus par des candidats provenant de régions différentes et d’autres régions que celles dont le Directeur général et le Vice-Directeur général sont originaires, compte tenu de la considération dominante de l’efficacité du Bureau international. Dans le cas de postes exigeant des qualifications spéciales, le Directeur général peut s’adresser à l’extérieur;

2.3 il tient également compte, lors de la nomination d’un nouveau fonctionnaire, de ce qu’en principe les personnes qui occupent les postes des grades D 2, D 1 et P 5 doivent être des ressortissants de différents Pays-membres de l’Union;
2.4 lors de la promotion d’un fonctionnaire du Bureau international aux grades D 2, D 1 et P 5, il n’est pas tenu à l’application du même principe visé sous 2.3;
2.5 les exigences d’une équitable répartition géographique et des langues passent après le mérite dans le processus de recrutement;
2.6 le Directeur général informe le Conseil d’administration une fois par an des nominations et des promotions aux grades P 4 à D 2.

3. En outre, le Directeur général a les attributions suivantes:
3.1 assurer les fonctions de dépositaire des Actes de l’Union et d’intermédiaire dans la procédure d’adhésion et d’admission à l’Union ainsi que de sortie de celle-ci;
3.2 notifier les décisions prises par le Congrès à tous les Gouvernements des Pays-membres;
3.3 notifier à l’ensemble des Pays-membres et à leurs opérateurs désignés les Règlements arrêtés ou révisés par le Conseil d’exploitation postale;
3.4 préparer le projet de budget annuel de l’Union au niveau le plus bas possible compatible avec les besoins de l’Union et le soumettre en temps opportun à l’examen du Conseil d’administration; com¬muniquer le budget aux Pays-membres de l’Union après l’approbation du Conseil d’administration et l’exécuter;

3.5 exécuter les activités spécifiques demandées par les organes de l’Union et celles que lui attribuent les Actes;
3.6 prendre les initiatives visant à réaliser les objectifs fixés par les organes de l’Union, dans le cadre de la politique établie et des fonds disponibles;
3.7 soumettre des suggestions et des propositions au Conseil d’administration ou au Conseil d’exploi¬tation postale;
3.8 après la clôture du Congrès, présenter au Conseil d’exploitation postale les propositions concer-nant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, confor-mément au Règlement intérieur du Conseil d’exploitation postale;
3.9 préparer, à l’intention du Conseil d’administration et sur la base des directives données par les Conseils, le projet de stratégie à soumettre au Congrès;

3.10 établir, pour approbation par le Conseil d’administration, un rapport quadriennal sur les résultats des Pays-membres quant à la mise en œuvre de la stratégie de l’Union approuvée par le Congrès précédent, qui sera soumis au Congrès suivant;
3.11 assurer la représentation de l’Union;
3.12 servir d’intermédiaire dans les relations entre:
3.12.1 l’UPU et les Unions restreintes;
3.12.2 l’UPU et l’Organisation des Nations Unies;
3.12.3 l’UPU et les organisations internationales dont les activités présentent un intérêt pour l’Union;
3.12.4 l’UPU et les organismes internationaux, associations ou entreprises que les organes de l’Union souhaitent consulter ou associer à leurs travaux;

3.13 assumer la fonction de Secrétaire général des organes de l’Union et veiller à ce titre, compte tenu des dispositions spéciales du présent Règlement, notamment:
3.13.1 à la préparation et à l’organisation des travaux des organes de l’Union;
3.13.2 à l’élaboration, à la production et à la distribution des documents et des rapports et procès-verbaux;
3.13.3 au fonctionnement du secrétariat durant les réunions des organes de l’Union;
3.14 assister aux séances des organes de l’Union et prendre part aux délibérations sans droit de vote, avec la possibilité de se faire représenter.

Article 128
Attributions du Vice-Directeur général

1. Le Vice-Directeur général assiste le Directeur général et il est responsable devant lui.

2. En cas d’absence ou empêchement du Directeur général, le Vice-Directeur général exerce les pouvoirs de celui-ci. Il en est de même dans le cas de vacance du poste de Directeur général visé à l’arti-cle 126.3.

Section 2
Secrétariat des organes de l’Union et du Comité consultatif

Article 129
Généralités

1. Le secrétariat des organes de l’Union et du Comité consultatif est assuré par le Bureau inter-national sous la responsabilité du Directeur général.
 
Article 130
Préparation et distribution des documents des organes de l’Union

1. Le Bureau international prépare et met à disposition sur le site Internet de l’UPU tous les docu-ments publiés à l’occasion de chaque session. Le Bureau international signale également la publication d’un nouveau document électronique sur le site Internet de l’UPU au moyen d’un système efficace prévu à cet effet.

Article 131
Liste des Pays-membres 

1. Le Bureau international établit et tient à jour la liste des Pays-membres de l’Union en y indiquant leur classe de contribution, leur groupe géographique et leur situation par rapport aux Actes de l’Union.

Article 132
Renseignements. Avis. Demandes d’explication et de modification des Actes. Enquêtes. Intervention dans la liquidation des comptes 

1. Le Bureau international se tient en tout temps à la disposition du Conseil d’administration, du Con-seil d’exploitation postale, des Pays-membres et de leurs opérateurs désignés pour leur fournir tous rensei-gnements utiles sur les questions relatives au service.

2. Il est chargé, notamment, de réunir, de coordonner, de publier et de distribuer les renseignements de toute nature qui intéressent le service postal international; d’émettre, à la demande des parties en cause, un avis sur les questions litigieuses; de donner suite aux demandes d’explication et de modification des Actes de l’Union et, en général, de procéder aux études et aux travaux de rédaction ou de documentation que lesdits Actes lui attribuent ou dont il serait saisi dans l’intérêt de l’Union.

3. Il procède également aux enquêtes qui sont demandées par les Pays-membres et par leurs opérateurs désignés en vue de connaître l’opinion des autres Pays-membres et de leurs opérateurs dési-gnés sur une question déterminée. Le résultat d’une enquête ne revêt pas le caractère d’un vote et ne lie pas formellement.

4. Il peut intervenir à titre d’office de compensation, dans la liquidation des comptes de toute nature relatifs au service postal.

5. Le Bureau international assure la confidentialité et la sécurité des données commerciales fournies par les Pays-membres et/ou leurs opérateurs désignés pour l’exécution de ses tâches résul-tant des Actes ou décisions de l’Union.

Article 133
Coopération technique 

1. Le Bureau international est chargé, dans le cadre de la coopération technique internationale, de développer l’assistance technique postale sous toutes ses formes.

Article 134
Formules fournies par le Bureau international 

1. Le Bureau international est chargé de faire confectionner les coupons-réponse internationaux et d’en approvisionner, au prix de revient, les Pays-membres ou leurs opérateurs désignés qui en font la demande.

Article 135
Actes des Unions restreintes et arrangements spéciaux

1. Deux exemplaires des Actes des Unions restreintes et des arrangements spéciaux conclus en application de l’article 8 de la Constitution sont transmis au Bureau international par les bureaux de ces Unions ou, à défaut, par une des parties contractantes. 
2. Le Bureau international veille à ce que les Actes des Unions restreintes et les arrangements spé-ciaux ne prévoient pas des conditions moins favorables pour le public que celles qui sont prévues dans les Actes de l’Union. Il signale au Conseil d’administration toute irrégularité constatée en vertu de la présente disposition.

3. Le Bureau international informe les Pays-membres et leurs opérateurs désignés de l’existence des Unions restreintes et des arrangements spéciaux indiqués ci-dessus.

Article 136
Revue de l’Union

1. Le Bureau international rédige, à l’aide des documents qui sont mis à sa disposition, une revue en langues allemande, anglaise, arabe, chinoise, espagnole, française et russe.

Article 137
Rapport annuel sur les activités de l’Union 

1. Le Bureau international fait, sur les activités de l’Union, un rapport annuel qui est communiqué, après approbation par le Comité de gestion du Conseil d’administration, aux Pays-membres et à leurs opé-rateurs désignés, aux Unions restreintes et à l’Organisation des Nations Unies.

Chapitre III

Présentation, examen des propositions, notification des décisions adoptées
et mise en vigueur des Règlements et autres décisions adoptées

Article 138
Procédure de présentation des propositions au Congrès

1. Sous réserve des exceptions prévues sous 2 et 5, la procédure ci-après règle l’introduction des propositions de toute nature à soumettre au Congrès par les Pays-membres:
1.1 sont admises les propositions qui parviennent au Bureau international au moins six mois avant la date fixée pour le Congrès;
1.2 aucune proposition d’ordre rédactionnel n’est admise pendant la période de six mois qui précède la date fixée pour le Congrès;

1.3 les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre six et quatre mois avant la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins deux Pays-membres;
1.4 les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre quatre et deux mois qui précède la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins huit Pays-membres; les propositions qui parviennent ultérieurement ne sont plus admises;
1.5 les déclarations d’appui doivent parvenir au Bureau international dans le même délai que les pro-positions qu’elles concernent.

2. Les propositions concernant la Constitution ou le Règlement général doivent parvenir au Bureau international six mois au moins avant l’ouverture du Congrès; celles qui parviennent postérieurement à cette date mais avant l’ouverture du Congrès ne peuvent être prises en considération que si le Congrès en décide ainsi à la majorité des deux tiers des pays représentés au Congrès et si les conditions prévues sous 1 sont respectées.

3. Chaque proposition ne doit avoir en principe qu’un objectif et ne contenir que les modifications jus¬tifiées par cet objectif. De même, chaque proposition susceptible d’entraîner des dépenses substantielles pour l’Union doit être accompagnée de son impact financier préparé par le Pays-membre auteur, en consul¬tation avec le Bureau international, afin de déterminer les ressources financières nécessaires à son exé¬cution.

4. Les propositions d’ordre rédactionnel sont munies, en tête, de la mention «Proposition d’ordre rédactionnel» par les Pays-membres qui les présentent et publiées par le Bureau international sous un numéro suivi de la lettre R. Les propositions non munies de cette mention mais qui, de l’avis du Bureau international, ne touchent que la rédaction sont publiées avec une annotation appropriée; le Bureau inter-national établit une liste de ces propositions à l’intention du Congrès.

5. La procédure prescrite sous 1 et 4 ne s’applique ni aux propositions concernant le Règlement intérieur des Congrès ni aux amendements à des propositions déjà faites.

Article 139
Procédure de présentation des propositions modifiant la Convention et les Arrangements entre deux Congrès

1. Pour être prise en considération, chaque proposition concernant la Convention ou les Arrange-ments et introduite par un Pays-membre entre deux Congrès doit être appuyée par au moins deux autres Pays-membres. Ces propositions restent sans suite lorsque le Bureau international ne reçoit pas, en même temps, les déclarations d’appui nécessaires.

2. Ces propositions sont adressées aux autres Pays-membres par l’intermédiaire du Bureau inter-national.

Article 140
Examen des propositions modifiant la Convention et les Arrangements entre deux Congrès

1. Toute proposition concernant la Convention, les Arrangements et leurs Protocoles finals est sou-mise à la procédure suivante: lorsqu’un Pays-membre a envoyé une proposition au Bureau international, ce dernier la transmet à tous les Pays-membres pour examen. Ceux-ci disposent d’un délai de deux mois pour examiner la proposition et, le cas échéant, pour faire parvenir leurs observations au Bureau international. Les amendements ne sont pas admis. A la fin de ce délai de deux mois, le Bureau international transmet aux Pays-membres toutes les observations qu’il a reçues et invite chaque Pays-membre ayant le droit de vote à voter pour ou contre la proposition. Les Pays-membres qui n’ont pas fait parvenir leur vote dans un délai de deux mois sont considérés comme s’étant abstenus. Les délais précités comptent à partir de la date des circulaires du Bureau international.

2. Si la proposition concerne un Arrangement ou son Protocole final, seuls les Pays-membres qui sont parties à cet Arrangement peuvent prendre part aux opérations indiquées sous 1.

Article 141
Procédure de présentation au Conseil d’exploitation postale des propositions concernant l’élaboration des nouveaux Règlements compte tenu des décisions prises par le Congrès

1. Les Règlements de la Convention postale universelle et de l’Arrangement concernant les services postaux de paiement sont arrêtés par le Conseil d’exploitation postale, compte tenu des décisions prises par le Congrès.

2. Les propositions de conséquence aux amendements qu’il est proposé d’apporter à la Convention ou à l’Arrangement concernant les services postaux de paiement doivent être soumises au Bureau inter-national en même temps que les propositions au Congrès auxquelles elles se rapportent. Elles peuvent être soumises par un seul Pays-membre, sans l’appui des autres Pays-membres. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres, au plus tard un mois avant le Congrès.

3. Les autres propositions concernant les Règlements, censées être examinées par le Conseil d’exploitation postale en vue de l’élaboration des nouveaux Règlements dans les six mois suivant le Con-grès, doivent être soumises au Bureau international au moins deux mois avant le Congrès.

4. Les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, qui sont soumises par les Pays-membres, doivent parvenir au Bureau international au plus tard deux mois avant l’ouverture du Conseil d’exploitation postale. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres et à leurs opérateurs désignés, au plus tard un mois avant l’ouverture du Conseil d’exploitation postale.

Article 142
Modification des Règlements par le Conseil d’exploitation postale

1. Les propositions de modification aux Règlements sont traitées par le Conseil d’exploitation postale.

2. Aucun appui d’un Pays-membre n’est exigé pour toute présentation d’une proposition de modifi-cation aux Règlements.

3. Cette proposition de modification n’est prise en considération que si le Conseil d’exploitation pos-tale en approuve l’urgente nécessité.

Article 143
Notification des décisions adoptées entre deux Congrès 

1. Les modifications apportées à la Convention, aux Arrangements et aux Protocoles finals de ces Actes sont consacrées par une notification du Directeur général du Bureau international aux Gouvernements des Pays-membres.

2. Les modifications apportées par le Conseil d’exploitation postale aux Règlements et à leurs Proto-coles finals sont notifiées aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés par le Bureau international. Il en est de même des interprétations visées à l’article 38.3.2 de la Convention et aux dispositions corres-pondantes des Arrangements.

Article 144
Mise en vigueur des Règlements et des autres décisions adoptés entre deux Congrès

1. Les Règlements entrent en vigueur à la même date et ont la même durée que les Actes issus du Congrès.

2. Sous réserve des dispositions sous 1, les décisions de modification des Actes de l’Union qui sont adoptées entre deux Congrès ne sont exécutoires que trois mois, au moins, après leur notification.

Chapitre IV
Finances

Article 145
Fixation des dépenses de l’Union 

1. Sous réserve des dispositions prévues sous 2 à 6, les dépenses annuelles afférentes aux activités des organes de l’Union ne doivent pas dépasser la somme de 37 235 000 CHF pour les années 2013 à 2016.

2. Les dépenses afférentes à la réunion du prochain Congrès (déplacement du secrétariat, frais de transport, frais d’installation technique de l’interprétation simultanée, frais de reproduction des documents durant le Congrès, etc.) ne doivent pas dépasser la limite de 2 900 000 CHF.

3. Le Conseil d’administration est autorisé à dépasser les limites fixées sous 1 et 2 pour tenir compte des augmentations des échelles de traitement, des contributions au titre des pensions ou indemnités, y com¬pris les indemnités de poste, admises par les Nations Unies pour être appliquées à leur personnel en fonc¬tions à Genève.

4. Le Conseil d’administration est également autorisé à ajuster, chaque année, le montant des dépenses autres que celles relatives au personnel en fonction de l’indice suisse des prix à la consommation.

5. Par dérogation aux dispositions prévues sous 1, le Conseil d’administration, ou en cas d’extrême urgence le Directeur général, peut autoriser un dépassement des limites fixées pour faire face aux répara-tions importantes et imprévues du bâtiment du Bureau international, sans toutefois que le montant du dépas¬sement puisse excéder 125 000 CHF par année.

6. Si les crédits prévus sous 1 et 2 se révèlent insuffisants pour assurer le bon fonctionnement de l’Union, ces limites ne peuvent être dépassées qu’avec l’approbation de la majorité des Pays-membres de l’Union. Toute consultation doit comporter un exposé complet des faits justifiant une telle demande.

Article 146
Règlement des contributions des Pays-membres

1. Les pays qui adhèrent à l’Union ou qui sont admis en qualité de membres de l’Union ainsi que ceux qui sortent de l’Union doivent acquitter leur cotisation pour l’année entière au cours de laquelle leur admission ou leur sortie devient effective.

2. Les Pays-membres paient à l’avance leur part contributive aux dépenses annuelles de l’Union, sur la base du budget arrêté par le Conseil d’administration. Ces parts contributives doivent être payées au plus tard le premier jour de l’exercice financier auquel se rapporte le budget. Passé ce terme, les sommes dues sont productives d’intérêts au profit de l’Union, à raison de 6% par an à partir du quatrième mois.

3. Lorsque les arriérés de contributions obligatoires hors intérêts dues à l’Union par un Pays-membre sont égaux ou supérieurs à la somme des contributions de ce Pays-membre pour les deux exercices finan-ciers précédents, ce Pays-membre peut céder irrévocablement à l’Union tout ou partie de ses créances sur d’autres Pays-membres, selon les modalités fixées par le Conseil d’administration. Les conditions de ces-sion de créances sont à définir selon un accord convenu entre le Pays-membre, ses débiteurs/créanciers et l’Union.

4. Les Pays-membres qui, pour des raisons juridiques ou autres, sont dans l’impossibilité d’effectuer une telle cession s’engagent à conclure un plan d’amortissement de leurs comptes arriérés.

5. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, le recouvrement des arriérés de contributions obliga¬toires dues à l’Union ne pourra pas s’étendre à plus de dix années.

6. Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil d’administration peut libérer un Pays-membre de tout ou partie des intérêts dus si celui-ci s’est acquitté, en capital, de l’intégralité de ses dettes arriérées.

7. Un Pays-membre peut également être libéré, dans le cadre d’un plan d’amortissement de ses comptes arriérés approuvé par le Conseil d’administration, de tout ou partie des intérêts accumulés ou à courir; la libération est toutefois subordonnée à l’exécution complète et ponctuelle du plan d’amortissement dans un délai convenu de dix ans au maximum.

8. Les dispositions mentionnées sous 3 à 7 s’appliquent par analogie aux frais de traduction facturés par le Bureau international aux Pays-membres affiliés aux groupes linguistiques.

Article 147
Insuffisance de trésorerie

1. Il est constitué, auprès de l’Union, un fonds de réserve afin de pallier les insuffisances de tréso-rerie. Son montant est fixé par le Conseil d’administration. Il est alimenté en premier lieu par les excédents budgétaires. Il peut servir également à équilibrer le budget ou à réduire le montant des contributions des Pays-membres.

2. En cas d’insuffisances passagères de trésorerie de l’Union, le Gouvernement de la Confédération suisse fait, à court terme, les avances nécessaires à l’Union selon des conditions fixées dans un commun accord.

Article 148
Contrôle de la tenue des comptes financiers et comptabilité

1. Le Gouvernement de la Confédération suisse surveille sans frais la tenue des comptes financiers ainsi que la comptabilité du Bureau international dans les limites des crédits fixés par le Congrès.

Article 149
Sanctions automatiques

1. Tout Pays-membre étant dans l’impossibilité d’effectuer la cession prévue à l’article 146.3 et qui n’accepte pas de se soumettre à un plan d’amortissement proposé par le Bureau international confor-mément à l’article 146.4, ou ne le respecte pas perd automatiquement son droit de vote au Congrès et dans les réunions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et n’est plus éligible à ces deux Conseils.

2. Les sanctions automatiques sont levées d’office et avec effet immédiat dès que le Pays-membre concerné s’est acquitté entièrement de ses arriérés de contributions obligatoires dues à l’Union, en capital et intérêts, ou qu’il accepte de se soumettre à un plan d’amortissement de ses comptes arriérés.

Article 150
Classes de contribution 

1. Les Pays-membres contribuent à la couverture des dépenses de l’Union selon la classe de contribution à laquelle ils appartiennent. Ces classes sont les suivantes:
classe de 50 unités;
classe de 45 unités;
classe de 40 unités;
classe de 35 unités;
classe de 30 unités;
classe de 25 unités;
classe de 20 unités;
classe de 15 unités;
classe de 10 unités;
classe de 5 unités;
classe de 3 unités;
classe de 1 unité;
classe de 0,5 unité, réservée aux pays les moins avancés énumérés par l’Organisation des Nations Unies et à d’autres pays désignés par le Conseil d’administration.

2. Outre les classes de contribution énumérées sous 1, tout Pays-membre peut choisir de payer un nombre d’unités de contribution supérieur à la classe de contribution à laquelle il appartient durant une période minimale équivalente à celle située entre deux Congrès. Ce changement est annoncé au plus tard lors du Congrès. A la fin de la période entre deux Congrès, le Pays-membre revient automatiquement à son nombre d’unités de contribution d’origine, sauf s’il décide de continuer à payer un nombre d’unités de contribution supérieur. Le paiement de contributions supplémentaires augmente d’autant les dépenses.

3. Les Pays-membres sont rangés dans l’une des classes de contribution précitées au moment de leur admission ou de leur adhésion à l’Union, selon la procédure visée à l’article 21.4 de la Constitution.

4. Les Pays-membres peuvent se ranger ultérieurement dans une classe de contribution inférieure, à la condition que la demande de changement soit envoyée au Bureau international au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès. Le Congrès donne un avis non contraignant au sujet de ces demandes de change-ment de classe de contribution. Le Pays-membre est libre de suivre l’avis du Congrès. La décision finale du Pays-membre est transmise au Secrétariat du Bureau international avant la fin du Congrès. Cette demande de changement prend effet à la date de mise en vigueur des dispositions financières arrêtées par le Con-grès. Les Pays-membres qui n’ont pas fait connaître leur souhait de changer de classe de contribution dans les délais prescrits sont maintenus dans la classe de contribution à laquelle ils appartenaient jusqu’alors.

5. Les Pays-membres ne peuvent pas exiger d’être déclassés de plus d’une classe à la fois.

6. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles telles que des catastrophes naturelles nécessi-tant des programmes d’aide internationale, le Conseil d’administration peut autoriser un déclassement tem-poraire d’une classe, une seule fois entre deux Congrès, à la demande d’un Pays-membre si celui-ci apporte la preuve qu’il ne peut plus maintenir sa contribution selon la classe initialement choisie. Dans les mêmes circonstances, le Conseil d’administration peut également autoriser le déclassement temporaire de Pays-membres n’appartenant pas à la catégorie des pays les moins avancés et déjà rangés dans la classe de 1 unité en les faisant passer dans la classe de 0,5 unité.

7. En application des dispositions prévues sous 6, le déclassement temporaire peut être autorisé par le Conseil d’administration pour une période maximale de deux ans ou jusqu’au prochain Congrès, si celui-ci a lieu avant la fin de cette période. A l’expiration de la période fixée, le pays concerné réintègre automati-quement sa classe initiale.

8. Par dérogation aux dispositions sous 4 et 5, les surclassements ne sont soumis à aucune restric-tion.

Article 151
Paiement des fournitures du Bureau international 

1. Les fournitures livrées à titre onéreux par le Bureau international aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés sont payées dans le plus bref délai possible, et au plus tard dans les six mois à partir du premier jour du mois suivant celui de l’envoi du compte par ledit Bureau. Les sommes dues sont produc-tives de 5% d’intérêts par an au profit de l’Union, à compter du jour de l’expiration de ce délai.

Article 152
Organisation des organes subsidiaires financés par les utilisateurs

1. Sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration, le Conseil d’exploitation postale est habilité à établir un certain nombre d’organes subsidiaires financés par les utilisateurs, à titre volontaire, pour organiser des activités opérationnelles, commerciales, techniques et économiques relevant de ses compétences, conformément à l’article 18 de la Constitution, mais ne pouvant pas être financées par le budget ordinaire. 

2. Concernant la création d’un tel organe relevant du Conseil d'exploitation postale, ce dernier décide du cadre de référence pour les statuts dudit organe, en tenant dûment compte des règles et des principes fondamentaux régissant l’organisation intergouvernementale qu’est l’Union postale universelle, et le soumet au Conseil d'administration pour approbation. Le cadre de référence inclut les éléments suivants:
2.1 Mandat.
2.2 Composition, y compris les catégories des membres de l’organe.
2.3 Règles de prise de décisions, y compris en ce qui concerne la structure interne et les rela-tions de l’organe considéré avec d’autres organes de l’UPU.
2.4 Principes de vote et de représentation.
2.5 Financement (souscription, frais d’utilisation, etc.).
2.6 Composition du secrétariat et de la structure de gestion.

3. Chaque organe subsidiaire financé par les utilisateurs organise ses activités de manière autonome dans le cadre de référence décidé par le Conseil d'exploitation postale et approuvé par le Conseil d'administration et prépare un rapport annuel sur ses activités à soumettre au Conseil d'exploitation postale pour approbation. 

4. Le Conseil d’administration établit les règles concernant les frais d’appui que les organes subsidiaires financés par les utilisateurs devraient verser au budget ordinaire. Il publie ces règles dans le Règlement financier de l’Union. 

5. Le Directeur général du Bureau international administre le secrétariat des organes subsi-diaires financés par les utilisateurs conformément aux Statuts et Règlements concernant le person¬nel approuvés par le Conseil d’administration et applicables au personnel recruté pour ces organes. Le secrétariat des organes subsidiaires fait partie intégrante du Bureau international. 

6. Les informations concernant les organes subsidiaires financés par les utilisateurs établis conformément au présent article sont portées à la connaissance du Congrès une fois ces organes créés.

Chapitre V
Arbitrages

Article 153
Procédure d’arbitrage

1. En cas de différend entre Pays-membres à régler par jugement arbitral, chaque Pays-membre doit informer l'autre partie, par écrit, de l'objet du différend et lui faire part de sa volonté d'entamer une procédure d'arbitrage, au moyen d'une notification à cet effet.

2. Si le différend porte sur des questions de nature opérationnelle ou technique, chacun des Pays-membres peut demander à son opérateur désigné d'intervenir conformément à la procédure décrite ci-après et déléguer ce pouvoir à son opérateur. Le Pays-membre concerné est informé du déroulement et des résultats de la procédure. Les Pays-membres ou les opérateurs désignés concer-nés sont dénommés ci-après «parties à l'arbitrage».

3. Les parties à l’arbitrage choisissent de désigner un ou trois arbitres.

4. Si les parties à l’arbitrage choisissent de désigner trois arbitres, chaque partie choisit un Pays-membre ou un opérateur désigné non directement impliqué dans le différend pour agir en qualité d’arbitre, conformément aux dispositions prévues sous 2. Lorsque plusieurs Pays-membres et/ou opérateurs désignés font cause commune, ils ne comptent, pour l’application des présentes dispositions, que pour un seul.

5. Lorsque les parties conviennent de désigner trois arbitres, le troisième arbitre est désigné d'un commun accord entre les parties et ne doit pas nécessairement provenir d'un Pays-membre ou d'un opérateur désigné.

6. S’il s’agit d’un différend concernant l’un des Arrangements, les arbitres ne peuvent être désignés en dehors des Pays-membres qui participent à cet Arrangement.

7. Les parties à l’arbitrage peuvent s’entendre pour désigner un arbitre unique, qui ne doit pas nécessairement provenir d'un Pays-membre ou d'un opérateur désigné.

8. Si l’une des parties à l’arbitrage (ou les deux) ne désigne pas d’arbitre dans un délai de trois mois à compter de la date de la notification du lancement de la procédure d’arbitrage, le Bureau international, si la demande lui en est faite, provoque la désignation d’un arbitre par le Pays-membre défaillant ou en désigne un lui-même d’office. Le Bureau international n’interviendra pas dans les délibérations, sauf si les deux parties en font mutuellement la demande.

9. Les parties à l’arbitrage peuvent convenir d'un commun accord de régler le différend à tout moment avant qu’une décision ne soit prononcée par le ou les arbitres. Tout retrait doit être notifié par écrit au Bureau international dans les dix jours suivant la décision des parties de régler le diffé¬rend. Si les parties conviennent de se retirer de la procédure d’arbitrage, le ou les arbitres perdent le pouvoir de statuer sur la question.

10. Le ou les arbitres sont tenus de statuer sur le différend sur la base des faits et des éléments dont ils disposent. Toutes les informations concernant le différend doivent être communiquées aux deux parties ainsi qu'à l'arbitre ou aux arbitres. 

11. La décision du ou des arbitres est prise à la majorité des voix et notifiée au Bureau inter-national et aux parties dans les six mois suivant la date de la notification du lancement de la procé¬dure d’arbitrage.

12. La procédure d’arbitrage est confidentielle et seules une brève description du différend et la décision sont communiquées par écrit au Bureau international dans les dix jours suivant la notifi¬cation de la décision aux parties.

13. La décision du ou des arbitres est définitive, contraignante pour les parties et sans appel.

14. Les parties à l’arbitrage appliquent la décision du ou des arbitres sans délai. Lorsqu’un Pays-membre délègue à son opérateur désigné le pouvoir d’engager la procédure d’arbitrage et de s’y conformer, il lui incombe de veiller à ce que l’opérateur désigné applique la décision du ou des arbitres.

Chapitre VI
Utilisation des langues au sein de l’Union

Article 154
Langues de travail du Bureau international

1. Les langues de travail du Bureau international sont le français et l’anglais.

Article 155
Langues utilisées pour la documentation, les délibérations et la correspondance de service

1. Dans les documentations publiées par l’Union, les langues française, anglaise, arabe et espagnole sont utilisées. Sont également utilisées les langues allemande, chinoise, portugaise et russe, à condition que la production dans ces dernières langues se limite à la documentation de base la plus importante. D’autres langues sont également utilisées, à condition que les Pays-membres qui en font la demande en supportent tous les coûts.
2. Le ou les Pays-membres ayant demandé l’utilisation d’une langue autre que la langue officielle constituent un groupe linguistique.

3. La documentation est publiée par le Bureau international dans la langue officielle et dans les langues des groupes linguistiques constitués, soit directement, soit par l’intermédiaire des bureaux régio-naux de ces groupes, conformément aux modalités convenues avec le Bureau international. La publication dans les différentes langues est faite selon le même modèle.

4. La documentation publiée directement par le Bureau international est, dans la mesure du possible, distribuée simultanément dans les différentes langues demandées.

5. Les correspondances entre les Pays-membres ou leurs opérateurs désignés et le Bureau inter-national et entre ce dernier et des tiers peuvent être échangées en toute langue pour laquelle le Bureau international dispose d’un service de traduction.

6. Les frais de traduction vers une langue quelle qu’elle soit, y compris ceux résultant de l’application des dispositions prévues sous 5, sont supportés par le groupe linguistique ayant demandé cette langue. Les Pays-membres utilisant la langue officielle versent, au titre de la traduction des documents non officiels, une contribution forfaitaire dont le montant par unité contributive est égal à celui supporté par les Pays-membres ayant recours à l’autre langue de travail du Bureau international. Tous les autres frais afférents à la fourni¬ture des documents sont supportés par l’Union. Le plafond des frais à supporter par l’Union pour la produc¬tion des documents en allemand, chinois, portugais et russe est fixé par une résolution du Congrès.

7. Les frais à supporter par un groupe linguistique sont répartis entre les membres de ce groupe proportionnellement à leur contribution aux dépenses de l’Union. Ces frais peuvent être répartis entre les membres du groupe linguistique selon une autre clé de répartition, à condition que les Pays-membres inté-ressés s’entendent à ce sujet et notifient leur décision au Bureau international par l’intermédiaire du porte-parole du groupe.

8. Le Bureau international donne suite à tout changement de choix de langue demandé par un Pays-membre après un délai qui ne doit pas dépasser deux ans.

9. Pour les délibérations des réunions des organes de l’Union, les langues française, anglaise, espa-gnole, russe et arabe sont admises, moyennant un système d’interprétation – avec ou sans équipement électronique – dont le choix est laissé à l’appréciation des organisateurs de la réunion après consultation du Directeur général du Bureau international et des Pays-membres intéressés.

10. D’autres langues sont également autorisées pour les délibérations et les réunions indiquées sous 9.

11. Les délégations qui emploient d’autres langues assurent l’interprétation simultanée en l’une des langues mentionnées sous 9, soit par le système indiqué au même paragraphe, lorsque les modifications d’ordre technique nécessaires peuvent y être apportées, soit par des interprètes particuliers.

12. Les frais des services d’interprétation sont répartis entre les Pays-membres utilisant la même langue dans la proportion de leur contribution aux dépenses de l’Union. Toutefois, les frais d’installation et d’entretien de l’équipement technique sont supportés par l’Union.

13. Les Pays-membres et/ou leurs opérateurs désignés peuvent s’entendre au sujet de la langue à employer pour la correspondance de service dans leurs relations réciproques. A défaut d’une telle entente, la langue à employer est le français.

Chapitre VII
Dispositions finales

Article 156
Conditions d’approbation des propositions concernant le Règlement général

1. Pour devenir exécutoires, les propositions soumises au Congrès et relatives au présent Règlement général doivent être approuvées par la majorité des Pays-membres représentés au Congrès et ayant le droit de vote. Les deux tiers au moins des Pays-membres de l’Union ayant le droit de vote doivent être présents au moment du vote.

Article 157
Propositions concernant les Accords avec l’Organisation des Nations Unies 

1. Les conditions d’approbation visées à l’article 156 s’appliquent également aux propositions tendant à modifier les Accords conclus entre l’Union postale universelle et l’Organisation des Nations Unies dans la mesure où ces Accords ne prévoient pas les conditions de modification des dispositions qu’ils contiennent.

Article 158
Modification, mise à exécution et durée du Règlement général

1. Les modifications adoptées par un Congrès font l’objet d’un protocole additionnel et, sauf décision contraire de ce Congrès, entrent en vigueur en même temps que les Actes renouvelés au cours du même Congrès.

2. Le présent Règlement général sera mis à exécution le 1er janvier 2014 et demeurera en vigueur pour une période indéterminée.


En foi de quoi, les Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres ont signé le présent Règlement général en un exemplaire qui est déposé auprès du Directeur général du Bureau international. Une copie en sera remise à chaque Partie par le Bureau international de l’Union postale universelle.


Fait à Doha, le 11 octobre 2012.