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外務省のペーパーレス化（電子化）実施計画

平成12年5月19日

　
1．目的・目標

（1）目的

　外務省においては、平成7年度からの省内LANの導入、これに接続された一人一台パソコンの整備により情報化が進展してきている。
　これにより、従来、紙により各部局に処理されてきた連絡・通知等の事務の多くが電子化され、ペーパーレス化が進んだ。また、幾つかの事務は、紙による処理からパソコンやサーバーを利用した電子情報処理に移行してきた。

　しかしながら、省内LAN等の情報通信基盤及び各業務のシステム化基盤は未だ十分ではないことから、既に技術的にはペーパーレス化が可能であっても依然として紙を中心とした事務処理が残存しており、意志決定の迅速化、事務処理の簡素化・効率化・高度化といった「行政の情報化」の目指す効果が十分現れていないのが現状である。

　今後、外務省における「行政の情報化」を進めていくためには、本省内はもとより、本省と在外公館間の情報通信基盤の整備、制度・規定の見直し等所要の環境整備を進めつつ、システム化を進め、紙による事務処理削減を実施していく必要がある。また、省庁間共通の内部事務についても、政府全体のペーパーレス化の動向を踏まえ、紙を中心に行われている省内の内部事務処理の電子化を推進する必要がある。

　したがって、本計画を定め、これに基づき内部事務のペーパーレス化（電子化）に全省的に取り組むことにより、行政事務の一層の効率化・高度化を図る。

（2）目標

　「バーチャル・エージェンシーの検討結果を踏まえた今後の取組について」（平成11年12月28日高度情報通信社会推進本部決定、以下「本部決定」という。）の行政事務のペーパーレス化（電子化）を踏まえ、「連絡・通知」及び「情報共有」を主眼とする事務について、原則としてペーパーレス化（電子化）を図ると共に、「協議・調整」及び「申請・承認」に係る事務についても可能な限りペーパーレス化（電子化）を図ることにより、内部事務の過半についてペーパーレス化の実現を目指す。

2．対象機関

　　本省・一部在外公館（在外LAN設置公館）　

　ただし、在外LANが未設置の公館においても、可能な限りペーパーレス化（電子化）に努めることとする。

3．対象事務、具体化方策及びスケジュール

　　対象事務は、次の区分に該当する内部事務とする。

（1）別表で示すペーパーレス化（電子化）を実施すべき対象事務について、原則として計画期間内にペーパーレス化を（電子化）を実現することとする。

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（2）外務省の個別の内部事務についてもその事務の形態に応じて積極的にペーパーレス化（電子化）に取り組むこととする。なお、業務プロセスの大幅な改革又は制度的な改革を要する事務で、その実施に相当の期間を要するものについては、計画期間を越えて取り組むこととする。

（3）「行政コスト削減に関する取組方針」（平成11年4月27日閣議決定）に掲げられたペーパーレス化（電子化）関連事項についても、着実に実施することとする。　

（4）ペーパーレス化（電子化）に当たり制度改正、法令改正、新たなルール作りを要するものとして、本部決定の別表3に掲げられている事務（文書）については、その大半は基本的に同別表において掲げられている所管官庁の検討結果をまって必要な作業を行うことになるが、一部、各省庁ごとに検討することとされている事務（文書）については、平成14年度末までに、可能な範囲でペーパーレス化（電子化）がなされるよう検討を行う。

4．実現のための環境整備

（1）情報通信基盤等の整備及び内部事務処理手順の見直し

　外務行政の情報化を総合的に推進するための共通基盤として、パソコン等情報機器、本省内及び在外公館のLANの整備・拡充を図り、本省と在外公館が一体となった情報基盤としての外務省WANの構築を進める。加えて、他省庁との情報交換・共有を行う手段として、霞が関WANの一層の活用を推進する。

　また、ペーパーレス化（電子化）の推進に向けて、事務処理方法・手順の見直しを図ると共に、必要に応じて文書管理規程等内部規則の変更・改正を計画期間内に実施する。

（イ）在外公館内のLANの一層の整備・拡張に加え、本省内のLANの高速化・高機能化を推進し、マルチメディア対応の情報共有化を可能とした外務省WANの整備を図る。

（ロ）電信自動処理システム及び高度データ通信システムやその他国際回線のデジタル化整備について電信処理機能等の一層の高度化を図るとともに、公信処理システムの更なる機能強化を図る。

（ハ）本省内のLANに導入したグループウェアについて、電子メール、電子掲示板の利用に加え、各種機能の利用を検討し、業務の簡素化・効率化のためのシステム基盤を構築する。

（ニ）人事・給与・会計経理・予算・福利厚生等の各種業務支援システムについては、セキュリティの確保、関連業務の連携に留意しつつ事務処理手順等の見直しを行い、LANを活用した事務の簡素化・効率化を図る。

（ホ）平成11年度末から運用を開始した省庁間電子文書交換システムの一層の活用を図るよう処理方法の見直しを図る。

（へ）平成12年度に導入予定の総合的文書管理システムを活用し、電子文書の共有化を図るとともに、将来的には同システムと電子メールシステム、省庁間電子文書交換システム等との連携を通じ、ペーパーレス化のより一層の推進を図る。

（2）教育訓練等に関すること

（イ）ペーパーレス化を推進する観点から、電子化システムの操作方法等の研修の充実を図る。また、利用者部門における情報化推進の中核となるOA担当官の一層の活用を図る。

（ロ）紙依存体質からの脱却を目指し、研修等の場を通じて職員のペーパーレス化への意識向上を図る。

5．推進の仕組み

（1）推進体制

　官房関係課（室）補佐レベルをメンバーとして官房事務改善連絡協議会を発足せしめ、同協議会において本実施計画に基づいて電子化業務を洗い出し具体的な実施面を検討すると共に、その検討結果を効果的に実施するために情報化推進委員会を積極的に活用する。また、推進状況について、随時、幹部を含め省内に周知徹底を図る。

（2）実施計画の見直し

　本計画は、行政情報化の進捗状況、社会全体の情報化の進展状況等を踏まえ、必要に応じて見直すものとする。

（3）実施計画の結果公表

　本実施計画の進捗状況についてとりまとめの上、公表する。

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