情報公開・個人情報保護

開示・訂正・利用停止請求を行う際の本人確認手続

平成29年6月22日

 行政機関個人情報保護法に基づいて、外務省が保有するあなた自身の個人情報の開示・訂正・利用停止請求を行う場合(未成年者又は成年被後見人の法定代理人が請求を行う場合を含む。)には、同法第13条第2項、第28条第2項、第同法施行令第第14条及び同14条を準用する同法施行令第23条の規定に従って、あなたが、請求に係る個人情報の「本人」であることを確認するための書類を提示又は提出していただく必要があります。具体的な本人確認手続(本人確認書類)は下記のとおりです。
 なお、同法57条により、偽りその他不正の手段により、開示決定に基づく保有個人情報の開示を受けた者は、10万円以下の過料に処せられることになります。

【重要なお知らせとお願い】

 顔写真が確認できない書類(健康保険の被保険者証等)を本人確認書類として使用する場合、「なりすまし請求」が行われる可能性がまったくないとは言い切れません。例えば、健康保険の被保険者証には複数の人物の氏名が記載されているため、当該証書に記載されたある人物が同じ証書に記載された別の人物になりすましたり(比較的年齢の近い兄弟の一方が請求している場合等)、盗難にあった被保険者証等が悪用されるなどのケースが考えられます。
 このような「なりすまし請求」によってあなたの個人情報が誤って第三者に開示され、悪用されるような事態の発生を予防するため、別の本人確認書類(顔写真の入った社員証など)の提示を追加してお願いする場合がありますので、御協力いただきますようお願いいたします。

1 外務省外交記録・情報公開室の窓口で開示請求等を行う場合における本人確認手続(次のいずれかの本人確認書類を提示又は提出いただく必要があります。)

(1)開示請求書に記載されているあなたの氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されているもの。

  • 運転免許証
  • 健康保険の被保険者証
  • 住民基本台帳カード(住所記載のあるもの)
  • 個人番号カード(通知カードは不可)
  • 在留カード
  • 特別永住者証明書
  • 外国人登録証明書

 など

(2)その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、あなたが開示請求者「本人」であることを確認するに足りるもの。

  • 国民健康保険、船員保険若しくは介護保険の被保険者証
  • 共済組合員証
  • 児童扶養手当証書
  • 母子健康手帳
  • 身体障害者手帳
  • 精神障害者保健福祉手帳
  • 小型船舶操縦免許証
  • 猟銃・空気銃所持許可証
  • 宅地建物取引主任者証
  • 恩給証書

 など

(3)上記に掲げる書類をやむを得ない理由により提示又は提出することができない場合にあっては、あなたが開示請求者「本人」であることを確認するため行政機関の長が適当と認める書類(外務大臣が総合的に勘案して書類の所持者があなた「本人」であると判断できるもの)。

  • 旅券
  • 外国政府が発行する外国旅券
  • 上記1(1)及び(2)の書類が更新中の場合に交付される仮証明書や引換証類
  • 療育手帳
  • 敬老手帳
  • 船員手帳
  • 海技免状
  • 無線従事者免許証
  • 地方公共団体が交付する電気工事士免状

 など

2 外務省に開示請求書を郵送する場合における本人確認手続

  • (1)上記1で列挙した本人確認書類の氏名・住所記載面を複写機によりコピーしたものを開示請求書等に同封してください。(ただし,個人番号カードは表面のみコピーしてください。)
  • (2)上記2(1)に加えて、あなたの住民票の写し又は在外公館が発行する在留証明(複写機でコピーしたものは不可。以下同じ。30日以内に作成されたものに限る。)を提出してください。(個人番号の記載がある場合,黒塗りしてください。黒塗りされていない場合は,当方で黒塗りします。)
  • (3)開示請求書、あなたが開示請求者本人であることを示す書類を複写機によりコピーしたもの、住民票の写しのそれぞれに記載されたあなたの氏名、住所又は居所は一致していなければなりません。(開示決定等通知書はその住所又は居所に送付することになります。)

3 法定代理人が「本人」に代わって開示請求をする場合における本人確認手続

  • (1)あなたが未成年者又は成年被後見人の法定代理人であって、法定代理人として開示請求を行う場合には、あなたが開示請求に係る保有個人情報の「本人」の法定代理人であることを確認できる次の書類(30日以内に作成されたものに限る。)を窓口において提示又は郵送にて提出していただく必要があります。
    • ア 戸籍謄本
    • イ その他法定代理人資格を証明する書類(戸籍抄本、家庭裁判所の証明書(家事事件手続法第47条)、成年後見登記の登記事項証明書
  • (2)法定代理人が「本人」に代わって開示請求を行う場合、上記3(1)の書類とともに、上記1に従って、法定代理人自身の本人確認書類も提出していただく必要があります。
  • (3)なお、開示請求に係る保有個人情報の「本人」から取り付けた委任状による代理人(「任意代理人」)の開示請求は、個人番号(マイナンバー)を含む個人情報の開示請求の場合に限り受け付けることとされていますので、御注意ください。

4 個人番号を含む個人情報を任意代理人が「本人」に代わって開示請求をする場合における本人確認手続

  • (1)あなたが委任者の任意代理人であって,本人に代わって個人番号(マイナンバー)を含む個人情報の開示請求を行う場合には,あなたが開示請求に係る保有個人情報の「本人」の任意代理人であることを確認できる次のア及びイの書類を外務省外交記録・情報公開室の窓口において又は郵送にて提出していただく必要があります。
    • ア 委任状
       ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。
       委任状は、そのコピーによる提出は認められません。
    • イ 次の(ア)又は(イ)のいずれか
       (ア)委任者の実印により押印した委任状に加えて印鑑登録証明書(ただし、開示請求の前30日以内に作成されたものに限ります。)
       (イ)委任者の運転免許証、個人番号カード(ただし個人番号通知カードは不可。表面のみコピー。)等本人に対し一に限り発行される書類の写し
  • (2)任意代理人が「本人」に代わって開示請求を行う場合、上記4(1)の書類とともに、上記1及び2に従って、任意代理人自身の本人確認書類も提示又は提出していただく必要があります。
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