利用請求書

　利用請求書は、郵送、ファックスで受け付けるほか、外交史料館閲覧室で直接提出していただくこともできます。利用請求書は、外交史料館に到達した時点で請求がなされたものとみなされます。具体的には、1）閲覧室での提出：提出のあった日 2）郵送：郵便物が到着したことを外交史料館で確認した日 3）ファックスでの送付：館に到達した日（レターヘッドに印字された日付）となります。

※利用請求を受けた際は、館より受け取りの通知をいたします。

• 「特定歴史公文書等利用請求書」のダウンロード（PDF）
• 「特定歴史公文書等利用請求書」記入に当たっての注意事項（PDF）
• 「特定歴史公文書等利用請求書」記入例（PDF）

審査

　利用請求のあった特定歴史公文書等に、法が規定する利用制限情報が含まれるかなどにつき、慎重に判断します。

• 「外務省外交史料館における公文書管理法に基づく利用請求に対する処分に係る審査基準」

決定期限の延長

　利用決定は、利用請求を受けた日より30日以内に行われます。ただし、次の場合には、決定の期限を延長し、その旨の通知書を送付します。新たな期限は通知書に明記されます。

1. 事務処理上の困難その他正当な理由がある場合（30日以内の延長）
2. 利用請求に係る特定歴史公文書等が著しく大量であるため、利用請求があった日から60日以内にそのすべてについて利用決定をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合（相当期間の延長）

利用決定通知書

　利用の決定を通知する書面です。特定歴史公文書等の利用の可否、利用制限の有無のほか、写しの交付を希望する場合は、交付に要する日数が通知されます。

※なお、利用決定等に不服がある場合は、行政不服審査法に基づく異議申立てをすることができます。異議申立てについてはこちらを御覧下さい。

利用の方法

　利用決定通知書とともに、「利用の方法申出書」を送付します。利用が決定された特定歴史公文書等は、閲覧または写しの交付によって利用することができます。

• 「特定歴史公文書等の利用の方法申出書」記入に当たっての注意事項（PDF）
• 「特定歴史公文書等の利用の方法申出書」記入例（PDF）