外務本省

外交史料館
利用規則・各種申込書式等

利用規則

外務省外交史料館利用規則

(昭和46年5月27日付高裁)
(平成22年9月10日 最終改訂)

(目的)

第1条 この規則は,歴史資料として重要な公文書その他の文書のうち,外務省外交史料館(以下「外交史料館」という。)に移管されたもの(以下「特定歴史公文書等」という。)の有効な利用を図るため,その利用に関する外交史料館の業務内容,開館日,開館時間,利用手続等を定めることを目的とする。

(利用に関する業務)

第2条 外交史料館は,特定歴史公文書等の利用に関し,次に掲げる業務を行うものとする。

一 閲覧

二 複写

三 レファレンス

四 展示

五 貸出し

(公開)

第3条 特定歴史公文書等は,一般の利用に供するものとする。ただし,次条に掲げる場合は,この限りでない。

(一般の利用の制限)

第4条 外交史料館長は,外交記録公開に関する規則(平成22年外務省訓令第7号)等に定める審査により,次に掲げる情報が含まれると認められる特定歴史公文書等(当該情報が記録されている部分に限る。)の一般の利用を制限することができる。

一 行政機関の保有する情報の公開に関する法律(平成11年法律第42号。以下「行政機関情報公開法」という。)第5条第1号に掲げる情報であって,以下のイないしニのいずれかに該当するもの

イ 経過年数(当該特定歴史公文書等の作成又は取得の日の属する年の翌年の初日から起算して経過した年数をいう。以下同じ。)30年未満の特定歴史公文書等に記録された情報

ロ 経過年数が30年以上50年未満の特定歴史公文書等に記録された情報であって,個人の秘密であり,当該情報を公にすることにより,当該個人の権利利益を不当に害するおそれのあるもの

ハ 経過年数50年以上80年未満の特定歴史公文書等に記録された情報であって,個人の重大な秘密であり,当該情報を公にすることにより,当該個人の権利利益を不当に害するおそれのあるもの

ニ 経過年数80年以上の特定歴史公文書等に記録された情報であって,個人の特に重大な秘密であり,当該情報を公にすることにより,当該個人及びその遺族の権利利益を不当に害するおそれのあるもの

二 行政機関情報公開法第5条第2号又は第6号イ若しくはホに掲げる情報であって,以下のイないしハのいずれかに該当するもの

イ 経過年数30年未満の特定歴史公文書等に記録された情報

ロ 経過年数30年以上の特定歴史公文書等に記録された情報であって,当該情報を公にすることにより,法人等又は個人の権利を害するおそれのあるもの

ハ 経過年数30年以上80年未満の特定歴史公文書等に記録された情報であって,営業秘密(不正競争防止法(平成5年法律第47号)第2条第6項に規定する営業秘密をいう。)であり,当該情報を公にすることにより,法人等又は個人の利益を不当に害するおそれのあるもの

三 公にすることにより現在又は将来にわたって具体的に国の安全が害され,他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれる又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被ると外務大臣が認めることにつき相当の理由がある情報

2 外交史料館長は,特定歴史公文書等の全部又は一部を一定の期間公にしないことを条件に個人又は法人等から寄贈又は寄託を受けている場合は,当該期間が経過するまでの間,当該特定歴史公文書等の全部又は一部の一般の利用を制限することができる。

3 外交史料館長は,特定歴史公文書等の原本を利用に供することにより当該原本の破損若しくはその汚損を生じるおそれがある場合又は外交史料館において当該原本が現に使用されている場合(外交史料館における保存及び利用の開始のために必要な措置を行う場合を含む。)は,当該原本の一般の利用の方法又は期間を制限することができる。

(利用が制限されている特定歴史公文書等の利用申出)

第5条 前条の規定により、その全部又は一部について一般の利用が制限されている特定歴史公文書等を特に利用しようとする者は,その旨外交史料館を通じて,外務大臣に申し出ることができる。

2 前項の申出は、「利用が制限されている特定歴史公文書等の利用申出書」(別記様式第1号)の提出により行う。

3 外務大臣は,外交史料館を通じて,申出者に判定結果を遅滞なく回答するものとする。

(利用者の責任)

第6条 利用者は,特定歴史公文書等に含まれる情報を利用することにより著作権,プライバシー等第三者の権利利益を侵害したときは,その一切の責任を負うものとする。

(開館日及び開館時間)

第7条 外交史料館は,土曜日,日曜日,国民の祝祭日,年末年始その他の外務省が閉庁する日を除き,毎日開館する。

2 外交史料館の開館時間は,午前10時から午後5時30分までとする。

3 外交史料館長は,第1項及び前項の規定にかかわらず,特別な必要がある場合には,臨時に,休館日の設定又は開館時間の変更を行うことができる。この場合には,外交史料館長は,掲示等により事前にその旨を公示するものとする。

(閲覧室の利用)

第8条 次に掲げる者は,次条に定める手続により,閲覧室の利用ができるものとする。

一 満18歳以上の者で本人を確認できるものを所持する者

二 前号に掲げる者のほか外交史料館長が特に認める者

(閲覧室の利用の手続)

第9条 閲覧室の利用を希望する者は,「利用申込書」(別記様式第2号)を外交史料館長宛に提出するものとする。

2 「利用申込書」を提出した者の利用有効期間は,その日の属する年度末までとする。

(閲覧の申込み)

第10条 特定歴史公文書等の閲覧を希望する者は,「閲覧申込書」(別記様式第3号)を閲覧受付に提出するものとする。

2 閲覧の申込みができる時間は,午前10時から午後5時までとする。

3 閲覧は閲覧室内で行い,利用者は閲覧室備え付けの「利用の手引」を遵守するものとする。

(返却)

第11条 利用者は,特定歴史公文書等の閲覧終了時又は閉館時に,当該特定歴史公文書等を閲覧受付に返却し,係員の確認を得るものとする。

(複写)

第12条 特定歴史公文書等の複写を希望する者は,「複写申込書」(別記様式第4号)を外交史料館長宛に提出するものとする。ただし,次項第二号の場合を除く。

2 特定歴史公文書等の複写は,外交史料館長が指定する者が行うものとする。ただし,次に掲げる場合は,この限りでない。

一 マイクロフィルム化又は電子化された若しくは紙コピーによる利用が可能な特定歴史公文書等の複写を希望する者が自ら閲覧室常置の複写機器により行う場合

二 次条に掲げる「出版,掲載,放映,展示等利用申込書」(別記様式第5号)を提出した者が自ら特定歴史公文書等の複写(撮影を含む。)を行う場合

3 特定歴史公文書等の複写に要する費用は,複写を希望する者が負担するものとする。

(利用者による出版、掲載、放映、展示等)

第13条 利用者が特定歴史公文書等の複写物を出版,掲載,放映,展示等のために利用する場合は,外交史料館長宛にあらかじめ「出版,掲載,放映,展示等利用申込書」を提出し,承認を得なければならない。ただし,特定歴史公文書等を論文等に引用する場合は,この限りでない。

2 特定歴史公文書等の複写物の利用により生じる著作権法上その他の責任は,当該複写物を利用した者が負うものとする。

(レファレンス)

第14条 外交史料館は次に掲げるレファレンスを行う。

一 特定歴史公文書等の検索

二 利用者により特定された特定歴史公文書等の内容に関する情報の提供

三 特定歴史公文書等に係る参考文献等に関する情報の提供

2 前項の規定にかかわらず,外交史料館は,回答に著しく時間を要することが明らかである場合等,他の業務の遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあるときは,これを行わないことができる。

(展示)

第15条 外交史料館長は,外交史料館別館展示室等に特定歴史公文書等を展示する。

(別館の利用)

第16条 外交史料館別館展示室及び図書室の利用を希望する者は,別館受付に申し出るものとする。

2 20名以上の団体で展示室における観覧を希望する場合は,あらかじめ外交史料館へ連絡するものとする。

3 図書室配架の書籍・文献の閲覧は,同図書室内で行うものとする。

(貸出し)

第17条 特定歴史公文書等の貸出しを希望する者は,「貸出し利用申込書」(別記様式第6号)を外交史料館長宛に提出するものとする。外交史料館長は,次の各号の一に該当する場合に限り,条件を付した上で当該特定歴史公文書等を貸出すことができる。

一 国又は地方公共団体の機関が主催する行事

二 外務省(在外公館を含む。)が後援又は共催する行事

三 学術関係機関等が主催する行事

四 その他特定歴史公文書等の出品が適当と認められる行事

(弁償の責任)

第18条 利用者は,その責に帰すべき事由により,施設,物品若しくは特定歴史公文書等を亡失,破損又は汚損したときは,その損害を賠償するものとする。

(入館の拒否等)

第19条 外交史料館長は,他の利用者に迷惑を及ぼした者又はそのおそれのある者並びに特定歴史公文書等を亡失,破損若しくは汚損した者又はそのおそれのある者に対して,退館を命じ,又は入館を拒否することができる。

2 外交史料館長は,本規則に違反し,又は外交史料館長の指示に従わない者に対して,特定歴史公文書等の利用を停止することができる。

(雑則)

第20条 外交史料館長は,利用者の閲覧に供するため,特定歴史公文書等の目録及び本規則を閲覧室に常時備え付けるものとする。

附則

この規則は平成22年9月10日から施行する。

各種申込書式等

Adobe Acrobat Readerダウンロード Adobe Systemsのウェブサイトより、Acrobatで作成されたPDFファイルを読むためのAcrobat Readerを無料でダウンロードすることができます。左記ボタンをクリックして、Adobe Systemsのウェブサイトからご使用のコンピュータのOS用のソフトウェアを入手してください。

このページのトップへ戻る
前のページへ戻る | 目次へ戻る